Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
- 3 -leltározás fontosságát« Ez a magyarázata^ hogy a Szovjetunió levéltárai is - egyél levéltári munkák elvégzése mellett és teljes elvégzése előtt - célul tűzték ki és meg is valósították, hogy levéltári útmutatókat /ismertető leltárakat/ készítenek. 2 ./ ^ilyen_res zl^t es _legyen_az_ismert et ő_leltár 1_milysn_egységekig _ ^2 n j e ü _ i § i _ h 9 g ya ? _ § 2 ü 1J ö n _ f e 1? _ Az ismertető leltár, mint az alapleltár is, lehet részletes és öszszevont. A részletes leltár a legkisebb raktári egységeket /csomó, kötet, stb»/ veszi alapul, külön-külön feltüntet minden egyes csomót és kötetet. Az összevont leltár levéltári /irattári/ egységeket vesz alapul, azokat raktári egységek szerint nem részletezi. Levéltári,e^ységek pl. egy hatóság egész irattára, annak időbelileg tagolódó egyes részei, egy ilyen résznek tárgyila^ tagolódó további részei, ezeken belül iratfajták szerint tagolódó további részek, ezeken belül irattári rendszer szerint tagolódó további részek. A legkisebb levéltári egység rendszerint kisebb, mint a raktári egység. Az összevont levéltári leltárak azonban csak kivételesen mennek le a legkisebb levéltári egységig, általában olyan levéltári egységeket tüntetnek fel, amelyek a raktári egységeknél jóval nagyobbak. A leltár általános fogalmának inkább megfelel a raktári egységek szerint haladó részletes leltár. Sok szempont szól amellett, hogy a belső használatra készülő alapleltárak részletesek legyenek. "De összevontan is elkészíthetők és jól használhatók, különösen, ha készül hozzájuk,csomó- és kötet jegyzék is. Az ismertető leltáraknak azonban nem^céljuk, hogy raktári egységekig menően részletesek legyenek. A kérdés itt az, hogy az összevonás milyen mértékű legyen, az ismertető leltár milyen levéltári egységeket tüntessen fel, milyeneket hagyjon figyelmen kívül? Az összevonás mértékét a levéltár tagozódása határozza meg, az tehát független az iratanyag mennyiségétől. Többszáz folyóméternyi iratanyag épugy lehet egy leltári egység, azaz olyan levéltári egység, amely a leltárban külön tételként szerepel, mint egyetlen csomó, vagy kötet. Alapelvül azt lehet tekinteni, hogy az ismertető leltár készítője -levéltáron_belül^általában az2êgÿês “sôrôzêfô£-ïlïr_gyûjtëmenye^_§zerint _häiädjön_eiore ”iehat "â ’klsëbb-nâgÿôbb'ïêïtâ'ri’egÿsegek közül azokat tekintse külön szám- vagy betűjellel ellátandó önálló tételnek, azokról adjon részletes, kerek ismertetést, amelyek egy-egy levéltártesten belül a többitől sajátos keletkezésüknél, eine ve zésüknél /ideértve a változatokat is/, külön segédkönyvekkel való ellátottságuknál s gyakran tárgyuknál, évkörüknél, irattárl rendszerüknél fogva is határozottan elkülönülnek. Ezt az alapelvet azonban sem fölfelé: a nagyobb egységek irányában, sem LÓK. 52 - 9110,- TIT.
