Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - A levéltár leltározása. (1951.04.05-1951.04.07-i levéltárvezetői konferencia 3. napirendi pont) • 1951. ápr. [sz. n.]
5, c Lz első kérdés itt a cii±érdés, azaz az egymás után leltározásra korülő levéltári részek, levéltári egységek cinónok, nevének, noghatározása. ami természetszerűleg szoroséin összefügg a leltározásra kérülő levéltár rendszerének, tagolódásának a megállapításóval. Az egyes levéltárrészok nohei rendszerint adva vannak egykorú elnevezésien. Az egykorú elnevezésekhez való ragaszkodást azonban neu látom indokoltnak, sou púdig az idegen cirok megtartását, Vé'louényem szerint az,egykorú elnevezést liyyol.nbuvevő, zde non föltétlenül átvevő, a levéltári anyag rendszerének, tagolódásának - megfelelő, magyar egységeinckct kuli a leltározónak választania. Az ekkora neveket azonban nindenképen oui it se meg,.okár zárójelben,^ cinek alatt, akár más formában. Feltétlenül szükségesnek tartón az anyag. tagolódását kifejező nosterségus cineknek, neveknek az alkalmazását^olyah’esetekben, amikor a^kérdésqs levéliárrésznek egykorú külön neve non volt, le az anyag rendszere a megfelelő leltári egységek felvételét no^kivánja. Így pl. több központi kormányszervnél-előfordul, hogy valamely évsen végrehajtott hivatali reform fordulópontot jelent az irattári rendszerben, anélkül, hogy ez-a változás az egész, irattár elnevezésében kifejezésre jutott volna, A korszakokra osztásba leltári cinek mogállapitásanál non mellőzhető- De nemcsak' időrendi, hanem tárgyi'alapon is keletkeztek olyan levéltárrószuk, amelyek feltétlenül közös cinét kivannak, még ha ez egykorulag non is voltum^. ’ ’ .. . z L cinmegáilapit ásnál nincs különösé-: az alapl^ltár és az isnortútőlultár között. Min lkot leltárnál szükségesnek .tarton, hogy • a cinek az egész levéltárra kiterjedő egységes" rendsz ér keretében, kerüljenek /betűkkel és szánokkal/ megjelölésre, arály jel mutatja az illutő erysónnok a levéltári helyét, A cinhez tartozik, bár d.nkább helyi mint szervesen, az időszak ne-.jelölése,- cn.ii a kérdéses llvcltárrész felölel, Elvi probléma itt nincs, a gyakorlatban azonbon sokszor nehéz feladat moy- .. határozni a levéltári ^-ysérsk időhatárait. Az alapieltárnál,.ha a leveltqri rendszer alapja nui az időrend; tulajdonkénen túl na/7 jelentőséjc nincs is az időszak ncynlásának. Annál inkább az ismertető leltárnál, ahol tanácsos-azt is feltüntetni, ho^y az anyag a megadott perióduson belül kb. milyen arúiybou oszlik nog.. w -A raktárban elfoglalt hely megjelölés^ elvi problémát nem'vet fel.. Gyakorlatilag azonban nem tekinthető túl szerencsésnek a több számból ás betűből álló rejtjel. Inkább amellett volnék, hogy a raktári helyet /természetesen nem a' raktári számokat/ csak a nagyobb levéltárrészoknol tüntessük fel, ott azonban teljesen kiirt szöveggel. A tárgy meghatározása az alapiéi tarozásnál nem okoz gondot minthogy az alapleltár szempontjából ennek a kérdésnek nincs kü-lönös jelentőségé. Elegendő tehát a tárgy nagyvonalú megjelölése. Más a nolyzot az ismertető leltárnál, melynek célja az frat ok használatának szolgálata^ Ebből a szempontból mára leglényegesebb kérdés az,'hogy mi az iratok tárgya.. Az ismertető leltár készitoje a legkülönbözőbb' helyzetekkel kerül szőrbe, amikor ogy-ogy levéltár, vagy levéltárrósz tárgyi feltárásához fog. Legegyszerűbb a helyzet akkor, ha o.z iratok tárgyi levéltári rendszerben vannak elhelyezve és •segédkönyvek is vannak hozzájuk. Nehezebb a fcladntf ha segédkönyvek nincsenek. Bonyolult a tárgy kimutatása olyan esetben,- amik-r a levéltári ronlszornek non a tárgy az alapja, hanem az időrend, a szám
