Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató a megyei és városi levéltárak leltárának elkészítésére. • 1950.07.03 [108/1950 LOF = MOL XIX-I-17]

- 2' -ahol a leltári tételben foglalt irat található. - Tehát a leltári tétel jelzetének öt tagja a következeket tartalmazza: a jelzet első tagja a raktár-részt jelöli arai»számmal pl: 2 a jelzet második tagija araktárholyiséget jelöli az ABC nagybetűvel, pli .:I

.,

a jelzet harmadik tagja az állványt jelöli arabszámmal pld.21., a jelzet negyedik taoja az állvány oszlopot jelzi az ABC kis betűivel, pld . : c . ,

a jelzet ötödik tagja a polcokat jelzi arab számmal,pld ..5 ., tehát a fenti példákat összefoglalva: 2.D.21.C.5. jelzet azt jelenti,hogy a leltározott irat a 2. raktár-rész P. helyiségéijn, a 21. állványnak c.oszlopa 5• polcán található.

A raktárhelyiségekben lévé szekrényeket,levelesládákat is külön számozzuk,mint az állványokat.- Ha a szekrény részekre tagolt, akkor egy részt oszlopnak t hintünk és akként jelöljük. Úgyszintén a szekrényben lévő polcokat is úgy jelöljük,mint az állványpolcokat.II, .

A

levé 1

tár r end

jenek

átvizsgálása.'

A leltár elkészítési Munkálatainak megkezdése előtt

szükséges az iratanyag elhelyezésének átvizsgálása.

1 ./

Ha az anyag teljes egészében rendezett,akkor

is helye van az elhelyezés átvizsgálásának,azért,hogy megállapíthassuk, va

jj

nn

az egymáshoz tartozó iratok folyamatosan vannak-c elhelyezve. Ha nem Ionnálok folyamatosan elhelyezve,azokat át kell csoportosítani,hogy elhelyezésük folyamatos legyen,mert ezzel megkönnyit jüb. a leltározás munkáját.

2 ./

Ha az aryaó állványozott,de rendezetlen,ugyan úgy kell felvenni,mint a rendezett iratanyagot,de a megfelelő rovatban fel kell tüntetni,hegy az anyag rendezetim.

J./ Ha az anyag ömlesztett állapoüb-.n var^akk^r az anyag terjedelmét köbméterjén adjak meg.