Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Vörös Károly: A magyar állami levéltári fond fondjegyzékének elkészítése. Benne: 124538/1958 LOK sz. rendelet. • 1958. [LH 1958/1-2 107-120. p.]
2. Állagn ak a rond azon részeit nevezzük, melyek a Tond on belül részint irattárHag* részint a fondköpző valamely külön funkciója. s ennek megfelelő belső szervezete alapján élesen felismerhetően elkülönülnek. a) Ahhoz. hogy a rondon belül állagról beszélhessünk, mindkét említett tényező megléte szükséges; írattárílag is külön kezelés nélkül nem lehet ugyan állagról szó. viszont ez önmagában még nem elég. Kell, hogy a fond írattárílag elkülönített része valóban a íondkópző egy* ugyanolyan ölesen elkülönített eseßeg a londképzö szervezetében is kifejezendő funkciójának feleljen meg* Állag lehel - az irattári különállás mint alaptétel előrebocsátásával ugyanazon londképzö anyagából kp gyűjtött, azonos funkciót ellátó ír altípusok gyűjteménye is. (Így beszélhetünk például Sopron vármegye alispán! Fonójának elnöki, közigazgatási, kihágást utte* vél sfo, állagairól, Somogy vármegye feudáliskor! közgyűlési fonójának közgyűlési jegyzőkönyvek és közgyűlési iratok állagáról, Zala vármegye gyűjtemény jellegű urbariáhs Fondján belül az úrbéri tabellák, irtás összeírások 9 pontok stb- gyűjteményes állagairól Cs cifrád vármegye Közigazgatási Bizottsága fondjának az egyes albizottságok szerint tagolódó állagairól. a zalaegerszegi pénzügyigazgatóság Fonójának az egyenes adó. forgalmiadéi fogyasztási adó os iát y ok szerint tagozódó állagairól. a gyulai főszolgabírói hivatal fonójának elnöki bizalmas. közigazsalási és kihágás! állagairól és külön állagként kezelt nyilvántartásairól, a gyomai járásbirósag íuDdján bélüli elnöki, ^oigáru büntető, pereiíkívüli stb. áHagókróL egy hiteleshelyí fonó statutoriale. testamenta, litteralia Instrumenta állagairól. Ha azonban valamely szervnél ugyanannak a funkciónak ellátása során keletkezett iratokat valamely csupán Űgyvtteltechnikal ok folytán pl. részben eg>* a. b. c* szerinti, részben pedig egy tárgyak szerint tagolt sorozatban őriztek, ezek a sorozatuk mégsem k ülőnek ülőn állagok, tekintettel arra, hogy a bennük kifejezendő funkció azonos volt). b) Tárgyi tagolású iratanyag esetében külön Figyelemmel kell lenni az úgynevezett < kútfők#, «osztályok# stb. értékelésére. Ha valamely fondon beiül a kútfő a fondképzö szervezetében is elkülönülésnek felel meg. külön állagként kezelendő. * (figy feudális vármegyei levéltár 10 osztályra felosztott közgyűlési Fondjanan a vármegye - többnyire k ülőtök ülőn szervei vagy tisztviselői ál^J vitt * ügyköreinek megfelelő egyes osztályok külön állagoknak tekinthetők. Így tekinthetők ugyancsak külön-külön állagoknak például a közigazgatási bizottság albizottságai szerint kialakított irattári csoportok.) Ha azonban ugyanazon tag olás nélküli szervezet által létrehozott csupáü tartalmi jellegű csoportokról van szó. az ilyeneket nem lehet állagnak tekinteni, tehát nem szükséges külön állagként való jegyzékbevételük sem. Xáz alispán! közigazgatási iratok kútfőkre bontásával létrejött ír alcsoportok tehát nem tekinthetők külörHcűiön állagoknak- hiszen ugyanazon szerv azonos jellegű funkciójának ellátása során keletkezett. csupán tartalmi alapon utólag az irattárban széttagolt iratanyagról van szőj c) Különös figyelemmel kell lenni az úgynevezett «külön csomók# értékelésére Is. Számos esetben találkozunk ugyanis levéltárainkban egy-két csomónyi iratcsoportokkal, melyek többnyire valamely tárgyi Jellegű címmel vannak megjelölve, fezeket minden esetben gondos vizsgálat tárgyává kell tenni, mert többféle módon Jöhettek létre s ettől függően lehet őket állagoknak tekinteni vagy mellőzni- Létrejöhettek ugyanis úgy. hogy * a) valamely nagyobb, szervesen létrejött fondból bizonyos tárgyú, jellegű vagy természetű iratokat kiemeltek, s azokat mintegy gyűjteményként újból Jelzetelve újra lajstromozták vagy pedig valamely fond képzése közben ilyen iratokat már eleve külön gyűjtőitek. (így jöttek létre például törvénykezési és közigazgatási iratok 11 Jdzselkori szétválasztásának eredményeképpen nem egy levéltárban a megyei sedria perenkivüii eljárási iratgyűjtő menyek ßzeket (pL do natio nos regiae, pie nip ote nti ar ia requisitiones sib? a régi egységen közgyűlési Irais oro zatból emelték ki. fralíajlánkont csoportosították s újra jelzeteitek majd lajstromoztál: okét *'0. a 2 a pontban a gyüjteményjellegü állagokról elmondottakat). - be igy Jöttek léire az alispán! fondokon belül a községi szabályrendeletek, az egyesületi alapszabályok gyűjteményes állagai is.) 412
