Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
vezetre hatáskörre ügykezelésre, ügykörökre vonatkozó adatokat is, továbbá a Fond tagolódásá nak ismertetése, esetleges egyéb az egész fondra Jellemző vonásokkal együtt, a londnát a többi tudnivaló pedig: hogy a fondképzö szervnek milyen Jellegű és tárgyú iratairól van szó, hogyan ta goiódnak azok (sorozatokra), mi a levéltári rendszerük,, rendezetteké selejteseitek hiányosakén milyen segédletek vannak hozzájuk,, s hogy kell bennük kutatni az egyes állagok betűjelét nevét évkörét és terjedelem adatát követően kerül elmondásra. Célszerű ugyanis, ha az útmutató az egyes állagokra nézve nemcsak ez utóbbi négy adatot közli: ellenkező esetben a kutató épp a fon tosabb, dítterenciáltabb működést kifejtett fondképzö szervek iratanyagáról kapna viszonylag kevesebb s gyakorlatilag kevésbé használható tájékoztatást Komoly munkatöbbletet az állagokra való ilyen kiterjeszkedés annál kevésbé Jelent mert a londoknak csak viszonylag kis százaléka tagoló dik állagokra > sőt a területi levéltárakban a munkát egyenesen megkönnyíti, ha az útmutató készl tés az állagonként készült alapleltárakra támaszkodhat Minthogy az útmutató a levéltári anyag felhasználását hivatott szolgálni, benne elsősorban a tárgy megjelölésén van a hangsúly, másodsorban a kutatás módjának leírásán; a többi közölni való, mint a levél tár törté nett, a íondképzö szerv külső történetéről, a levéltári rendszerről, rende zettségröl. selejtez éhségről, hiányokról adott tájékoztató; célszerűen a legszükségesebbre szoritko züc A tárggyal kapcsolatban, különösen a belső szervtörté net (szervezet, hatáskör, ügykezelés) ismertetésében, kétféle megoldás képzelhető: egy egyszerűbb, rövidebbre fogott s egy bővebb, részletezőbb. Az előbbinek, különféle városi fondcsoportokróL Lengyel Alfréd készítette el egy egy példányát az utóbbinak pedig, néhány megyei központi fondra nézve. Soós Imre dolgozta ki néhány mintáját mélyreható hivataltörténet! vizsgálódások alapján* A két megoldás közül elvi szempontból kétségtelenül az utóbbit illeti az elsőbbség. Minél bő vebb a tárgy kifejtése, annál Jobban megfelel az útmutató a tájékoztatás céljának, s annál indokol (abb elkészítése, mert annál nagyobb az előrelépés a puszta fondjegyzéktől a levéltári anyag fel használását elősegítő magasabbrendü segédletek irányában Tárgyi tagolódású fondok repertóriuma nak adatai is csak az ilyen nagyobb lélegzetű útmutató tárgyrovatába építhetők be megfelelő mó dón Viszont ez a tüzetesebb módszer, azonfelül, hogy terjedelmesebbé teszi az útmutatót mélyebbre ható szervtörténeti és tárgyi ismereteket kíván meg levéltárosainktól, olyanokat, amelyek területi le véráraink egy részében ez idő szerint nem állnak rendelkezésre. Ezekben az útmutató elkészítése reálisan csak akkor várható, ha például Soós Imre - mint azt eredetileg tervezte a fondképzö szervek fő típusainak szervezetét és ügyköréi illető úttörő vizsgálódásaival elöl Jár és ebben a vo natkozásb.an a munka fő részét valamennyiünk érdekében elvégzi Javaslata szerint Soós Imre az Egri Állami Levéltár iratanyagáról oly módon dolgozta volna ki a részletezőbb tlpusu útmutatót hogy 4961 ben a megyei önkormányzat központi szerveinek és a néphatalmi szerveknek. 496 2 ben a városoknak, községeknek, állami szerveknek, iskoláknak, 4963 ban a vállalatoknak és egyéb szer veknek iratairól készítette volna el azt, minden negyedévben a segédletkészítés! bizottságban fel tételezve annak további fennálllását - vitára bocsátva az elkészült részeket Nyilvánvaló azonban, hogy a tüzetesebb levéltári útmutató néhány éven belül való elkészítése területi levéltáraink nagy részében ilyen mádon is nehézségekbe ütközik. Nem térve ki a bevezető ben említett előfeltételekre, melyek több területi levéltárunkban csak huzamosabb idő után biztositha tök, a bővebb, részletezőbb tájékoztatáshoz szükség lenne már azoknak a hív atal törté nett kutatások nak eredményeire Is, melyeket a levéltárak második ötéves terve irányoz elő, PL az államigazga tás helyi szerveinek szervezetéről és működéséről, csak a rendeletek és a helyi iratanyag alapján, bajos megnyugtató képet alkotni, amig a megfelelő központi szervek hivataltörténete nincs kellően feltárva. De, ezen túlmenően, nem lehel eléggé hangsúlyozni, hogy az egyes fondok, állagok tárgyá nak valóban jól tájékoztató körülírásához a szervtörténet tisztázása nem elegendő. Hiába ismerem szervezett és működési szabályzatokból, ügybe osztás okból stb. a fondképzö szerv ügyköreit ha azok az iratanyagban megfelelően nem tükröződnek, (PL nagyobb idökört átfogó fond esetében a valóságos ügyfajták köre idővel bővölhetetl szűkülhetett módosulhatott, selejtezés következtében egyes ügyfajták kieshettek stbj Fontos ezért hogy az egyes fondok. állagok kezelése elsősorban rendezés és selejtezés - alkalmával rögzítsük az iratanyag tárgyára vonatkozóan szerzett ismere leket, hogy ezeket azután tájékoztató Jellegű segédletbe beépíthessük, (Leghelyesebb ha az útmutató megfelelő részének elkészítése mindjárt követi áz iratanyag rendezését) Amennyiben pedig a belső 25
