Segédletkészítés, adatbázis-építés

Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. 1986. 146 p. (Ld. még: Uő: Kapitalizmuskori és szocializmuskori fondok a területi levéltárakban. ÚMKL Közlemények. III. 1988. 47-112. p.) • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. Bevezetés. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. I. Általános rész. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. II. Különös rész: megjegyzések az egyes főcsoportokhoz. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. III. Példatár. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. Jegyzetek. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. IV. Az útmutató alkalmazásáról. • 1986. [sz.n.]

- 10 -szervezeti kapcsolat /alá-, fölérendeltség, jogelőd-, jbgutód viszony / fűzte egymáshoz.

A fondcsoportok alcsoportokra /fondtipusokra/

tagolódnak,

ahová az azonos jellegű, egymásnak mellérendelt szervek iratait kell besorolni.

A rendcsoportokat /levéltárakat/ és alcsoportokat számkeretekkel választjuk el egymástól.

4 .

A fentiekben meghatározott fő-, illetőleg alcsoporton belül a fond számot kap, amely a facsoport rámái számával együtt a fond törzsszámát alkotóa.

A fonónak igy kialakított, minden más fondtól megkülönböztető jelzete állandó, meg nem változtatható; rendezés során később kialakításra kerülő fondok a megfelelő számkereten belül a már előzőleg kibontott fondokat követően kapják számukat.

Ha a kijelölt számkeretek elfogytak, az illető főcsoport végén, az egyes szervtipusok besorolására eddig felhasznált számok után újabb kereteket kell meghatározni. Fltekintve azon esettől, ha a számkeretek szervezeti hierarchiát jelölnek, mert ilyenkor a módosítás indokolt.

Ha a levéltári munka során kiderül, hogy egyes fondok besorolása helytelen, azok más főcsoportba tartoznak, e hibákat nem kell a fondszámok rögzítésivel konzerválni. Az ilyen iratanyagot besoroljuk megfelelő helyére, eredeti fondszáma azonban újra nem osztható ki. Hasonlóan nem oszthatók ki a megszűnt törzsszámok fondszintü selejtezéskor, kisebb fondok gyűjteményes összevonásakor sem.a számkeretek módosítása esetén valamennyi érintett fond átszánózandó.

Az állagokat az abc fondonként újrakezdődő, szükség esetén kettőzött kisbetűivel jelöljük. Hgv-egy állag jelzetét esze-