Segédletkészítés, adatbázis-építés

Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]

8

gosan látszik, hogy a levéltárak a legtöbb esetben az 1960-as években működött szerveket tekintették fondképzőnek, és ezek nevén tartották nyilván 1950-től a tanácsi iratanyagot. A további rendezések során kibontották az egyes jogelődök iratait, és az 1962-es utasításnak megfelelően minden egyes osztály uj fondszámot kapott. Az utólagos módosítások miatt a hasonló funkciókat ellátó osztályok iratai minden logika nélkül'következnek a jegyzékekben. Más esetekben a fondokat úgy rendezték tovább, hogy a jogelőd osztályok irataiból állagok lettek. Arra is van azonban példa, hogy a többi osztály iratait tartalmazó egységet nem bontották szét, sőt annak cimét sem módositották . Ily módon afondjegyzékek éppoly félrevezetőkké válhattak, mint az 1962-es utasítás példatára. " •

Mivel a különböző módszerek az egyes levéltárakban is keverednek, évtizedek óta igény van az egységes szemlélet kialakítására. A. témában folytatott megbeszélések, a különféle módon rendszerezett uj példatár-javaslatok vitái során több ellentétes nézet csapott össze: az egy tanács = egy fond elvtől kezdve az összes szervezeti változást önálló fondként rögzitő elképzelésekig. A különféle javaslatokat mérlegelve a következő álláspontot alakítottuk ki:

A XXIII.

főcsoportot - a korábbiakhoz hasonlóan - 5 számkeretre osztj uk; , /1-100: megye; 101-200: megyei/jogu/város; 201-500: járás; 501-1000: város /'járási jogú város/; mig a községek esetében az uj számkeret 1001-től kezdődik/. A megyék , megyei/jogu/ városok iratai levéltárak lesznek. A megyék levéltáraiban külön fondot képez a tanács, a VB, a titk_árjág_ és a szervezéssel foglalkozó egységek iratanyaga. Ezután következnek a szakigazgatási szervek olyan formában, hogy a fondokat egyes funkciók szerint állítjuk fel /pl.: igazgatási, pénzügyi, művelődési stb. szakigazgatási szerv iratai/. E fondok állagai a hivatalszervezet fejlődésének megfelelő osztályok lesznek. Ha 1957-'J961 között központi iktatás volt, ezekből az iratokból külö*h fondot hozunk létre. ^Levéltárelméleti ’szempontból- termé'szetesen felvethető, hogy az iratkezelés szervezete magában nem tényezője a fondok kialakításának. Gyakorlati okokból azonban csak ez lehet a megoldás, hiszen a szakigazgatási szervek különkezelt iratai