Segédletkészítés, adatbázis-építés

Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]

2

tartási segédlete, amelynek célja, hogy a fondképzők szervezeti változásainak megfelelően, országosan egységes rendszerben csoportosítva foglalja össze egy-egy levéltár iratanyagát. A jegyzéket legalább alapszinten rendezett iratokról kell készíteni, ahol az egyes fondok szétválasztása megtörtént. Állagokra tagolódó fondoknál, ha az állagokat a rendezés során már elkülönítették, meg kell adni azok cimét, évkörét, terjedelmét is, igy ezekben az esetekben fond- és állagjegyzékről beszélhetünk. Az eddigi utasításokhoz képest uj adat lesz az állagok terjedelme, ami az egyéb segédletekből könnyen megállapítható, és a tájékoztatásban fontos szerepe van. Az állagoknál kisebb egységeket - a sorozatokat - nem kell feltüntetni a

f

on

djegyzékben

. A módosítás szerint a készülő fondjegyzékekné1 nem kívánjuk meghatározni, hogy azok mely évnek megfelelő állapotot tükrözzék, de a továbbiakban is kívánatos, hogy a szerkesztők - év és hónap megjelölésével - rögzítsék az adatok lezárásának időpontját.

II.

A fondfőcsoportok beosztásában az 1962-es és 1978-as utasításokhoz képest változást nem tervezünk. A levéltári iratanyag továbbra is 34 főcsoportra oszlik, amelyek fondcsoportokra /levéltárakra/ és alcsoportokra tagolódnak. Javasoljuk azonban a főcsoportok elnevezésének pontosítását. Nagy Lajos felvetette tervezetében, hogy a

IV.

és V. főcsoportnál a különféle szintű városok elnevezése pontatlan. Mivel 1871-ig törvényhatósági jogú város nem létezett, a

IV.

főcsoportban célszerű a korábbi időszakra vonatkozóan a szabad királyi város elnevezést használni, hiszen 1871-ig - három kivételével - valamennyi törvényhatósági jogú város elérte ezt a rangot. Megyei Városokról csak 1929-től beszélhetünk, a feudális és kapitalista korban ezek jogelődjei általában mezővárosok , majd rendezett tanácsú városok voltak. Hasonlóképpen a XXIII.

főcsoport vonatkozásában világosan meg kell különböztetni az egyes szinteket /város, járási jogú város, megyei /jogú/ város./

Ha valamelyik község városi rangra emelkedett, fondját a kapitalista és a szocialista korban egyaránt le kell zárni, és megnyitni egy uj, városi fondot. Hasonlóképpen, ha