Segédletkészítés, adatbázis-építés
Laczlavik György: Egy merész vállalkozás és tapasztalatai (2016–2018) A Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára. 1526–1570 közötti iratainak feltárása, digitalizálása és feldolgozása. Levéltári Szemle, 68. (2018) 4. 41-49.
Egy merész vállalkozás és tapasztalatai (2016-2018) szetesen megtartottuk az eredeti jelzetet. Amennyiben a lajstromban nem szereplő iratok kerültek elő, a már létező számtól /a, /b stb. jelzéssel különböztettük meg őket. A munkát - mint már említettem - a két iratőrző főosztály önállóan szervezte. A projekttámogatás terhére egy-egy előkészítő kollégát sikerült alkalmazni 2016- 2017-ben mindkét szervezeti egységben. Az előkészítésben - változó intenzitással - saját munkaerő is részt vett, továbbá nagy segítségünkre voltak a közfoglalkoztatási programban részt vevő munkatársaink is. Fontos hangsúlyozni, hogy a lajstromozott iratok kivételével az előkészítést nem levéltárosok végezték. A közel 90 000 irat9 megmozgatása nem volt egyszerű feladat. Ennek koordinálására a Magánlevéltárak és gyűjtemények főosztályán külön munkatársat jelöltünk ki.10 Az előkészítés során ugyanis nyilván kellett tartani, hogy az egyes törzsegységekben éppen hol tart a munka, ki, melyik fonddal dolgozik, milyen iratokat emeltünk ki előkészítésre, majd digitalizálásra. Minden egyes törzsegységről külön jegyzék is készült, amelyben a keletkezés évén kívül rögzítettük a jelzetet, a keletkezés évét, a leírási egységek mennyiségét (pagina) és a fizikai állapotát. Ezt a jegyzéket használtuk fel az iratok útjának követéséhez a kiemeléstől a digitalizáláson át a reponálásig. Ezek az intézkedések garantálták, hogy a több kézen megfordult iratok végül visszakerüljenek a helyükre és egyik se vesszen el az akár több hónapot is felölelő eljárás alatt. 9 A pontos számokat Id. az I. táblázatban! 10 Ezúton is köszönöm Darabont Zsuzsanna munkáját. 11 A digitalizálás szakmai megvalósításáról Czikkelyné Nagy Erika még 2016-ban beszámolt, amely az alábbi linken olvasható: http://reformacio.mnl.gov.hu/reformacio_kori_iratok_digitalizalasa_a_ magyar_nemzeti_leveltarban Digitalizálás A digitalizálást szinte teljes egészében saját erőből oldotta meg a levéltár, a Reprográfiai és Állományvédelmi osztály keretein belül. Közfoglalkoztatott kollégák bevonására azonban ebben a szakaszban is sor került. Az emlékbizottság támogatásával két A3-as szkennert szereztünk be, amelyekkel sikerült felgyorsítani a digitalizálás folyamatát. A munka szervezése ugyancsak komoly szervezést igényelt,11 ugyanis az iratokat nem méret alapján válogattuk, így szinte minden törzsegység iratai között voltak olyanok, amelyek méretük alapján nem voltak digitalizálhatók az A3-S szkennereken. Törekedtünk arra, hogy a rossz állapotú iratokról is készüljön felvétel. Néhány tucat irat esetében azonban azok fizikai állapota ezt nem engedte meg, és ezekre csak restaurálásuk után kerülhet sor. A digitalizált felvételek pontos számadatait az I. táblázat tartalmazza. A felvételek ellenőrzése még az iratok visszaadása előtt megtörtént. Természetesen ennek ellenére adódhatnak hibák, amelyek kisebb számban a digitalizálás során, nagyobb számban a néha előforduló helytelen 2018/4. 43
