Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
masabb segédlettormánk : a csőm ójegyzékkel kiegészített a fondok - állagok - sorozatok fogaim ának tisztázása által tökéletesített alapjeltár. Szász! András: 1. Az eddig készült levéltári segédletek a levéltári iratanyagok biztonságos őrzését csak igen kis mértékben segítik, 2. Az Országos Levéltár II, osztályának leltárai közük ugyan az egyes iratanyagokhoz rendelkezésre álló segédkönyvek fajtáit, azok évkörét, s egy-egy fajta segédkönyv összdarabszámát de hiányzanak belőlük azok az adatok, amelyekből megállapítható lenne, hogy a sorozat leUes-e, vagy pedig hiányos, s az utóbbi esetben mely kötetek hiányzanak. Ezért a kutató, bár a leltár bevezető részében utalás van arra, hogy hiányok előfordulhatnak, lelté telezi, hogy az adott segédkönyvek a megjelölt évkörön belöl hiánytalanul rendelkezésre állnak, csak akkor derül kL amikor a segédkönyveket használni akarja, hogy azokból több kötet nincs meg. 3, À már meglevő mind őrzési s mind tájékoztatási célú segédleteknek olyan adatokkal való kiegészítését vélem szükségesnek, amelyek egyrészt az iratok biztonságosabb őrzését, másrészt a tájékoztatást teljesebbé teszik. Pl a legkisebb raktári egységekben őrzött Iratoknak legkisebb raktárt egységeken belüli számbavétele, s a megállapított számadatoknak mind a segédletben, mind a legkisebb raktári egység külső burkolatán való feljegyzése. Mert legteljesebb mértékben elítélendő, hogy tudományos, gazdasági és politikai szempontból oiyao nagy, sokszor felbecsülhetetlen értékek. mint a levéltárakban őrzött iratok, szám bavé tétlenül, darabszám szerinti nyilvántartás nélkül, csupán őrzőik becsületességére legyenek bízva. Viszont a kevésbé értékes, elveszés veszélyének alig kitett felszerelési tárgyakról, munkaerőt és a ráfordítandó időt nem sajnálva, évről-évre gon dósán ellenőrzött leltárak ós más számadások készülnek. Ami a kutatásnak levéltári segédletek készítésével ^aló segítését illeti, az igények mások az olyan iratanyagnál, amely a hozzá rendelkezésre álló eredeti segédkönyvekkel (név, hely és tárgymutatóid nyw el) el van látva, mert azoknak felhasználásával kielégítő módon kutatható, s mások az igények az olyan iratanyagot illetően, amelyhez nincs és nem is lesz más segédlet mint amit a levéltár készít hozzá. Meggyőződésem, hogy akkor, amikor egy iratanyaghoz való segédlet készítéséről és arról van szó. hogy a készítendő segédlet milyen legyen, döntően kell, hogy érvényesüljön az említett ellátottság vagy hiány kérdése. Eredeti, kutatáshoz használható segédlettel el nem látott iratanyag esetében olyan segédlet készítését vélem szükségesnek, amely legalaposabb részletességgel feltüntetett minden olyan ügyléiét amelynek einlézése során keletkezett iratok teljes egészükben, vagy csak részben, de a le véltárnak abban az iratanyagában vannak, amelyhez a segédlet készül, s amely segédletből megállapítható az is. hogy az adott ügyfélé melyik legkisebbik raktári egység irataiban italálható« Tehát az eddig készített levéltári segédletekkel ellentétben minden egyes iratcsomóról felvilágosítást ad, hogy az iralcsomóban milyen ügyfélék Iratait őrzi a levéltár. Természetesen ez nem teszi fölöslegessé olyan segédlet készítését amely egyes konkrét ügyekre terjedően adja meg az ugyanilyen részletességű tájékoztatást, mert az előbbi csak ügyfélékről, az utóbbi pedig a konkrét Ügyekről tartalmaz tájékoztató adatokat s egymás létjogosultságát nem zárják ki. de készítési sorrend tekintetében az elsőnek említett segédlet jöhet figyelembe, mert egyrészt gyorsabban elkészíthető, mint a konkrét ügyekről készülő segédlet másrészt pedig addig is, mig az utóbbi elkészül, konkrét ügyek felkutatásához is segítséget nyújthat Ugyanis, ha a keresett konkrét ügy keletkezésének éve és tárgya ismeretes, e segédlet alapján megállapítható, hogy abból az évből olyan tárgyú Iratokat melyik csomó vagy csomók tartalmaznak, s azokból kikereshetők. Véleményem szerint ennek a segédletnek tartalmaznia kellene: szorosan vett betűrendben az összes ügyféléket, s egy egy ügyfélé mellett azokat az adatokat, hogy az adott ügyfélére mely évből, vagy évkörből, melyik iratcsomóban vagy csomókban találhatók iratok. Ez a segédlet mind a kutató, mind a levéltár szempontjából gyakorlatilag hasznosnak bizonyulhatna, mert ezekben az X !• ' * 14
