Segédletkészítés, adatbázis-építés
Darabszintű - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása. • 1971. [LK 1971/1. 3-32. p.]
26 Borsa Iván Magyarázatok a táblákhoz Alapadatok Ezen a táblázaton az adatsorok abban a rendben sorakoznak, amelyikben az időrendi mutatólapok adatai lyukszalagra, majd az elektronikus adatfeldolgozó gépbe fognak kerülni. Az 1. oszlopban az időrendi mutatólapok azonosító száma látható. A hatjegyű számból az első három szám a tároló doboz raktári sorszáma (227), a második három szám viszont az időrendi mutatólapnak a dobozon belül elfoglalt helyét mutatja. E táblázat adatsorai e számok rendjében " olvashatók. A 2. oszlop 10 betűhelyet ölel fel. Az első, háromjegyű szám (437) az évszámot (1437) mutatja. (Az évszám első száma a magyar történelmen belül nélkülözhető.) A következő két szám a hónapok sorszáma, példánk esetében márciusé (03). Ezt követi a hónapon belüli napok sorszáma. A hónap első napjai esetében az első számjegy itt is a 0. — A nap sorszámához tapadhat egy betű (példánk esetében a 227176. sorban a K), amely nem pontos napi keltezés esetében szerepel. Három ilyen betűvel kell számolni: E=előtt, K=körül, U=után. — Ha rövidíteni kellene az adatsorok hosszát, két helyet meg lehetne takarítani, a keltezés adatait ugyanis egybe is lehetne írni. Ez esetben egy hétjegyű számmal kellene dolgozni, melynek első három számjegye az évet, a 4. és 5. a hónapot, a 6. és 7. pedig a napot jelentené. — A jelen megoldás közelebb áll a hagyományoshoz, s fenntartható, mert az adatsorok hossza ezt a megoldást lehetővé teszi. A 3. oszlopban az oklevelek jelzete (DL-száma) olvasható. Minthogy a legmagasabb DL-szám 6 számjegyű, az ennél kevesebb számjegyekből álló számokat előre írt 0 számjegyekkel hatszámjegyűre kell kiegészíteni. Minthogy a gyűjteményen belül néhány olyan jelzet is van, melynél a szám egy „a” betűvel is kiegészül, a jelzetnek 7 helyet kellene a sorban fenntartani. A 4. oszlopban az oklevél kibocsátójának adatai vannak. Az oklevélkibocsátó két vagy három tagból áll. Első helyen a legmagasabb tevékenységi kört (fogalmat) jelentő szó olvasható, egyes esetekben ezt a kört szűkítő Szó követi. Ennek hiányában a második, egyébként a harmadik tag az oklevélkibocsátót (természetes vagy jogi személyt) pontosan megjelölő szó. — György esztergomi érsek esetében az előbbiek így jelentkeznek: ÉRSEK—ESZTERGOMI—GYÖRGY, a szepesi káptalan pedig KÁPT—SZEPESI formában olvasható. Ha az oklevélkibocsátónak két rangja szerepel, úgy egy azonosító számhoz két adatsor tartozik, mert a rovatban két különböző adatot kell szerepeltetni. Ez a helyzet a 227173, 227186, 227188. és a 227189. azonosító számmal rendelkező időrendi mutatólapok esetében. —Az előzőekben vázolt két, illetőleg három tagot kötőjel választja el egymástól. Az esetben, ha egy tag két szóból áll (pl. BÁTOR! ISTVÁN, CSAHOLYI JÁNOS), e két szó között nincs kötőjel. Az 5. oszlopban a régi jelzet (jelzetek) olvashatók. Ha egy DL-számhoz több régi jelzet kapcsolódik, úgy egy azonossági számhoz itt is több adatsor tartozik. (Pl. a 227182. szám négy adatsorból áll, mert négy különböző jelzet alól került oklevél a 013032. DL-szám alá.) — A régi jelzet egyes tagjai között itt is kötőjel van. Ha egy tag két szóból áll (pl. POST ADV), itt nincs kötőjel. — Ha a régi jelzet utolsó tagja X, ez azt jelenti, hogy a megadott fondon, illetőleg állagon belül közelebbi jelzet nem ismeretes (pl. OSTFFY-X). 1. tábla E tábla a mintában szereplő adatsorokat szoros időrendben mutatja. Bár az időrendi mutatólapok elméletileg szintén szoros időrendben vannak elhelyezve, e tábla is bizonyítja, hogy az időrend ellenőrzésére szükség van. Az azonos keltezésű időrendi mutatólapokon belül ma nincs további rend. Táblánkon az ugyanazon a napon kelt oklevelek adatsorai tovább rendezettek. Előbb az oklevélkibocsátók ábécé-rendje érvényesül, azonos keltezésű és azonos oklevélkibocsátóval rendelkező adatsorok pedig DL-számuk rendjében találhatók. Táblánkon ez a rend legszemléltetőbben az 1437. március 13-i adatsorok esetében érvényesül. Az azonos keltezésű adatsorok rendezése történhetnék a DL-számok rendjében is. Ez esetben az azonos DL-számú okleveleken belül játszhatnának szerepet az oklevélkibocsátók vagy a régi jelzet. Ez utóbbi csak az esetben kapott táblánkon helyet, amikor az oklevélkibocsátó és a DL-szám egyaránt azonos volt. (Lásd az 1437. március 11-i, Bátori István országbíró által kibocsátott DL 13032. jelzetű oklevél 4 adatsorát az NRA-jelzetek rendjében.)
