Segédletkészítés, adatbázis-építés
Darabszintű - Maksay Ferenc - Paulinyi Oszkár: Irányelvek az Országos Levéltár újkori gyűjteményébe tartozó iratok regesztázásához. • 1951. [LH 1951/1. 38-41. p.]
iXÉ?ï21ïkk_az_0rszàgosJte^ '. ë2Uit£Uê3ï2h2_Èà£12£0_i^ Az, iratok regpsztázása cédula-katalógus formájában ügyes kart 0,téklapokon történik. minden egy-egy meghatározott' jelzet alá sorolt iratról külön-külön kartoték-cédula készül. Ha egy jelzet alatt több irat van besorolva, de ezek ’^i^ügyirategységet képeznek /pli egy alapirát, testen fel beadvány os ennek mellékletei, vagy előadói ív és azzal kapcsolatos ügyiratok, vagy y számadás és annak mellékletei/, akkor csak az alapiratról készül a”kartotékcédula, viszont.itt az alaki jegyek számbavételénél /1. alább 5. pont alatt/ a 2., rovatban az irat^alaki jellegének a meghatározásánál ieltüntetendő a különálló mellékletek száma; ha pedig az egy jelzet alá sorolt iratok között szorosabb ügyirategység nem áll fenn, akkor minden darabról külön kartotéklap veendő fel, úgy azonban, hogy előzőleg mindegyik darab jelzete külön als záriozással egészítendő kii A régészták szövege a következőképen tagolódik;. , 1. Az irat keltezésére vonatkozó adatok: az év, hö és nap szerint megállapítható teljes kelet, valamint a keltezés helye, az Utóbbi a ma használatos magyar formában- indokolt esetben, pl. ha kevésbbé isme retes az eredetiben használt elnevezés /Ungarische Neustadt = Nagybánya/, utóbbi is feltüntetendő zárójelben. - Ha ezek az adatok magán az iraton nem szerepelnének, illetőleg nem a fent megjelölt teljességben, akkor zárójelben adjuk a más uton-módon akárcsak hozzávetőlegesen megállapítható keltezés!-adatokat, adott esetben egy kérdőjellel jelőzve'azoknak kétes voltát. A keltezés! adatok első sorként a cédula bal felső sarkában vetendőkTí. Példák: 1686 junius 16. Pozsony. ’ /1711 augusztus 31 előtti időből, Wien./ /Keltezetlen - XVIII.nz. vége./ 2, Az irat mai lc2.őhclyét meghatározó levéltári jelzet.- Kivetítve a keltezés! adatokkal egy sormagasságban a cédula, jobb felső sarkában . Példa: A Vörös Antal-gy,-nél: a folyószán /731.sz./ • Az újkori enigrációs iratoknál: az irat kelte. 3. Az irat jellegének /rendelet, átirat, felterjesztés vagy jelentés, birói parancs, jegyzőkönyv, számadás, kimutatás; számla, pertest, ítéletlevél, levél, - utóbbi alatt értve a személyi közlés számba menő, na közkeletűen missilisnek, magánlevélnek nevezett•iratot,kiáltvány, följegyzés, napló stb./ a szabatos megjelölése az azt kibocsátó /író, illetőleg kiállitó/ és adott esetben az azt kézhezvevő /a címzett, akihez az irat intéztetett/ hatóság, hatósági vagy magán /jogi vagy természetes/ személy pontos feltünteiésével. Az iratjelleg megjelölésénél 4rendelet ” -ről beszélünk, ha a hivatalos jellegű iratválTás felettestől alantashoz vivő irányt mutat, 4jelentes-ről, ”felterjcsztés”-ről, ha ennek fordítottja áll fenn és átiratról; ha egyenrangú hatóságok /hatósági személyek/ iratváltásáról van szó.- Hatósági személyeknél azok neve, hacsak megállapítható, teljes formában, azaz mind a vezeték mind a keresztnév feltüntetésével veendő fel a regesztába és hivatali állásuk is szabatosan megjelölendő. Elmarad azonban a királyi rendeleteknél az uralkodó névszerinti megnevezése. /Persze csak amennyiben a magyar királyok rendeletéiről van sző./ - Ott, z ahol az iratok már iktatószámmal is el vannak látva, az irat jellegét meghatározó részben, mégpedig a kibocsátó hatóság /hatósági személy/
