Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Selejtezési mintajegyzék az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz. Bevezető. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]

Selejtezési mintajegyzék az 1957 - 1973 között keletkezett iratokhoz Jelmagyarázat I. Az 1/1960 KE. számú utasításban szereplő selejtezési idők II. Főváros III. Megye IV. Fővárosi kerület V. Járás VI. Város, megyei jogú város, járási jogú város VII. Község NS Nem selejtezhető S Selejtezhető 75 75 év után selejtezhető M Mintavétel után selejtezhető Az 1957 - 1973 között keletkezett iratok selejtezési mintajegyzékének alapját az 1/1960. KE. számú utasításban közzétett selejtezési ügykörjegyzék adja. Ez az első utasítás a tanácsok történetében, amely a selejtezhetőség maghatározását is tartalmazza. Miután 1956 végén a tanácsoknál bevezették a sorszámos és alszámos iktatást, az 1957 után keletkezett iratok meghatározásához nem volt más lehetőségünk, mint az 1960-as utasítást alkalmazni. Ez azért rendhagyó eljárás, mert az irattári tervek visszamenő hatályát szakmailag nem tartjuk elfogadhatónak. Az egykorú 1960-as rendelet általános és különös részre osztva tárgyalta - az egyes részeket ábécé rendbe szedve - a tanácsoknál előforduló ügykörök iratainak értékelését és határozta meg a selejtezési idejüket. Első kezdeményezés lévén, az iratanyag nagy tömegét minősítette nem selejtezhetőnek. A selejtezési mintajegyzék készítésekor elsődleges feladatunk a nem selejtezhető iratok körének csökkentése volt. A selejtezési idők alkalmazását szükségtelennek minősítettük, mivel a keletkezési időtől számítva, már csak a 75 után selejtezhető anyag nevesítése szükséges. Az iratértékelési munka befejezését követően a mintajegyzék formájáról is döntenünk kellett, s mint a napi munkához legmegfelelőbbet készítettük el a végső formát. Több lehetőség közül is választhattunk. Lehetőségünk volt megtartani az általános és különös rész elkülönítését, de elvetettük, mivel az eredeti megkülönböztetési funkció értelmét vesztette. Felmerült az a gondolat, hogy az eredeti utasítással ellentétben, a tételeknek adjunk jelzőszámot a használat megkönnyítése érdekében. Mivel a jelzőszámot az irat nem tartalmazza és utólag ráírni nagy és fölösleges munka, az ötletet elvetettük Végezetül maradt a tételek ábécé rendje az általános és különös rész összeolvasztásával. Külön szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy ebben a korszakban már léteztek megyei és járási jogú városok. A jogálláshoz kapcsolódó iratok elkülönítése a megyétől és a járástól áttekinthetetlenné tette volna a napi munka számára a jegyzéket, így a városi szinthez kapcsoltuk. A jegyzék jelenlegi formájában ügyiratszintű selejtezéshez használható. A selejtezési munka során különös figyelmet kell fordítani a felügyelő tanácsi szintek iratai hiányaira, mivel ez meghatározza a selejtezhetőséget.