Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Ajánlás a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeiről. Útmutató. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]

A XXIII. fondföcsoportba sorolt tanácsi iratok levéltárba került iratanyaga lezárt fond, amelynek rendezése, ellátása segédletekkel az általános levéltárak központi feladata lett. A feldolgozás első állomása az iratanyag selejtezettségének vizsgálata, az irattári selejtezés hiányosságainak pótlása, az egykorú irattári tervek elsődlegesen ügyviteli szempontú iratértékelésének felülvizsgálata. Az iratértékelési és selejtezési munka segítésére selejtezési mintajegyzék készítése bizonyult a leghatékonyabb szakmai módszernek. Az 1998-2000 között elvégzett iratértékelési munkában fővárosi, Bács-Kiskun megyei, Csongrád megyei, Heves megyei, Nógrád megyei, Pest megyei gyakorló levéltárosok vettek részt. Az iratértékelések megalapozásához a levéltárelméletben ismert próbaselejtezést alkalmazták a levéltárak őrizetében lévő iratanyagban és a még irattárakban fellelhető iratanyagban. A feladat a tanácsok irattárába szervesen tartozó iratanyag tényleges maradandó értékének megállapítása és az iratértékelések eredményének mintajegyzékbe rögzítése volt, függetlenül attól, hogy az egykorú ügykörjegyzékek tartalmazták-e a selejtezhetőséget. A résztvevő levéltárak gyűjtőkörében, valamennyi tanácsi szinten elvégzett próbaselejtezések során az egykorú irattári tételekbe sorolt iratok adattartalmát és az adattartalom forrásértékét vizsgálták és rögzítették javaslatokba. A több helyszínen és minden tanácsi szinten tapasztaltakat összevetve alakította ki a team a selejtezésre vonatkozó állásfoglalását, és rögzítette azt a tanácsi irattári tervnél alkalmazott formában. Végeredményként - felülvizsgálva az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz, (1/1960. KE.rend.); az 1974-1984 között keletkezett iratokhoz, (8/1973. MT TH.rend.); az 1985-1990 között keletkezett iratokhoz (2/1984. MT TH.rend.) kiadott ügykörjegyzékeket és irattári terveket - készült el három mintajegyzék. A 4. mintajegyzék az építési iratok ügyiratszintü selejtezéséhez készült. A gyors visszakeresés, a napi használat érdekében a selejtezési mintajegyzékeket ábécérendszerű tárgymutató egészíti ki, illetőleg célszerűségi okokból az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz és az építési iratokhoz készült selejtezési mintajegyzék önmutatós. A selejtezési mintajegyzékek és a tárgymutatók számítógép segítségével készültek, lemezen és nyomtatott formában is hozzáférhetők minden levéltár számára. 1. Az iratértékelésnél alkalmazott selejtezési alapelvek 1.1. Az elkészült munka, a „selejtezési mintajegyzék" nevében hordozza azt, hogy minta, ami segítség a levéltárosoknak, de nem mentesít a levéltári selejtezés szakmai munkájának felelőssége alól. A mintajegyzék összeállításánál figyelembe vettük, hogy a levéltárnak - levéltárosi felügyelet mellett, jól képzett kezelői munkaerővel módjában áll az állományba vett iratokban levéltári selejtezést végezni. 1.2. Az erősen centralizált igazgatás következtében a központi direktívák az egyes tanácsi szinteken a legkisebb felé haladva, egyre inkább lefedték az apparátusi munka egészét. Ezeket nem szükséges csak a még egyéni jegyeket hordozó szinten megőrizni. 1.3. Az elmúlt évek során több olyan központi nyilvántartó rendszer valósult meg, amely az állampolgári jogok gyakorlásához szükséges iratok őrzését fölöslegessé teszi. A nem selejtezhető iratok körének nagy mértékű szűkítésénél figyelembe vettük, hogy a korszakban jól kiépített KSH adatbázisok készültek, és a tanácsok irattárában is nagyszámú nyilvántartás áll rendelkezésre az iktatott iratanyag mellett. Értékelési