Selejtezés
Általános - Baraczka István: A selejtezés időszerű kérdései. • 1954. [LK 1954. 56-76. p.]
A selejtezés "Kőszerű kérdései ßg mok kiselejtezésének lehetőségét is elvágja. Az azonos adatokat tartalmazó iratok azonos adataikat illetőleg duplumok. Hogy a duplumok egyazon helyen, vagy különböző helyeken őriztetnek, az a duplumok duplum jellegén semmit sem változtat. Az pedig, hogy a duplumok hol őriztetnek: mindössze nyilvántartási kérdés. Továbbmenően nem vitás, hogy az iratok selejtezéshez való értékelésekor a duplumpéldányú iratok duplumainak értéktelenné nyilvánítása a legtermészetesebb, legkézenfekvőbb eljárás minden értékes irat megőrzésének biztosítása szempontjából. Azt lehetne mondani, hogy a duplumpéldányok kiselejtezése a »veszélytelen« selejtezés alfája. Amikor az önmagukban értékes iratok duplumpéldányainak — tehát körülményeik miatt értéktelen darabjainak — selejtezése forog szóban, egyrészt nem a fogalmazvány-kiadmány viszonyában álló iratok, másrrészt viszont nem csupán a szó szoros értelmében vett duplumok (másolatok) kiselejtezésének lehetősége érdemel figyelmet. Főképpen arról van itt szó, hogy az azonos adatokat tartalmazó, tehát a várható későbbi kutatás igényeit más-más forrásból, de lényegében azonos adatokkal kielégítő iratok selejtezésének lehetőségei megvizsgáltassanak. Az azonos adatok föllelésének lehetősége elsősorban természetesen az irat és irat viszonylatában bírálandó el. Továbbmenően azonban a film, a hanglemez, a hírlapok és különféle, az iratanyaggal egykorú kommentárok, és feldolgozások sem maradhatnak figyelmen kívül az iratanyag értékelésénél. Az iratanyag selejtezése kizárólag az anyag értékelésén alapulhat. Minél közelebbről és minél konkrétabban lehetséges az iratanyag értékét meghatározni, annál nagyobb biztonsággal, annál kevesebb. hibával lehet selejtezni azt. Az iratanyagnak lényegében kétféle értéke van: ügyviteli és levéltári értéke. Az iratanyag e kétféle értéke nem zárja ki egymást. Az anyag ügyviteli értéke mégis kétségtelenül általánosabb, azaz minden keletkező iratanyagra megállapítható, viszont minden iratanyagra nézve időleges, meghatározott időre szóló. Az ügyviteli érték elsődlegesen keletkezik és az iratanyag ügyvitelben betöltött szerepének fontosságára utal. Ez a szerep lehet csupán adminisztratív jellegű, azaz az ügyek érdemi elintézését pusztán ügyviteltechnikailag • előmozdító, mely esetben az iratanyag e vonatkozásban keletkezett része az ügyek lezárásával kizárólagos ügyviteli értékét elveszti anélkül, hogy egyéb immanens értéke biztosítaná további pozitív értékelésének lehetőségét. Másszóval: az iratanyag funkcióját, ügyviteli pályáját tekintve két részre bontható: pusztán ügyviteltechnikai iratokra és az ügyek érdemi intézésének vonatkozásait tartalmazó iratokra. A működő szerveknél folyó selejtezésnek volna egyik lényeges feladata,. hogy a pusztán ügy viteltechnikai iratokat az anyagról leválassza. Az iratanyag hivataltörténeti értéke a levéltári értékkategóriába tartozik. A szerveknél folyó említett selejtezés esetében ezt az értéket figyelembe kell venni. A selejtezési ügykörjegyzék elkészítésénél és az iratok selejtezésénél erre figyeleniímel, gondosan kell eljárni. Változatos mintadarabok megőrzéséről kell gondoskodni, sőt mintairattárak kijelölésével 5 Levéltári Közlemények
