Selejtezés

V. Mezővárosok, rendezett tanácsú városok, községek - Leidecker Jenő: Községi számadási iratok selejtezéséről. • 1956. [LH 1956/2-3. 78-80. p.]

ismerem a LOK jövőbeli rendezési és selejtezési súlypontokra vonatkozó célkitűzéseit, azt azonban sine ira et studio merem állítani, hogy ezideig a LOK is * Iázott* a számviteli iratok kérdésétől. Minden levéltári dolgozó saját tapasztalatból tidja, hogy a számviteli iratok tömkelege tekintélyes folyómétereket nyel el a levéltárai: íérőhelyéböl és sok esetben akadályozza a férőhelyek elfoglalása által a levéltárak további fejlesztését. A Kaposvári Állami Levéltárban például 400 lm. számviteli iratanyag van, ugyanakkor a Kaposvári Cukorgyár 300 ím nem egészen biztonságosan elhelyezett, nagyon komoly és értékes irattárát férőhely hiányában nem képes befogadni. Kétségtelen, hogy a számviteli irattömkeleg bon az iratok tekintélyes része - ahogy Ort János irja - «jói selejtezhető*, azaz köznyelven *salátának» nevezhető, tehát megőrzésre érdemtelennek minősíthető. De az is kétségtelen, hogy - amint Ort János alaposan kifejtette - a számviteli iratok tömkelegében olyan anyagok is vannak, amelyek a helytörténeti adatok dúsgazdag lelőhelyei, tárházai. A levéltári dolgozók előtt tehát kettős feladat áll. Az egyik feladat az. hogy a számviteli iratokban levő értéktelen anyag mielőbb a MÉH telepre kerüljön és helyet, lehetőséget adjon olyan iratok begyűjtésére, amelyeknek már régen a levéltárban volna a helyük. A második feladat pedig az, hogy a számviteli irattömegböl az, ami történeti értékű, mint rendezett és hozzáférhető anyag elfoglalja a levéltárban azt a helyet, amely történeti értékénél fogva megilleti. Ez a kétfázisú feladat semmiképpen sem tekinthető egyszerű, mechanikus feladatnak, mert csak kellő körültekintéssel és ügyszeretettel lehetséges ebből az anyagból a tudomány számára kibányászni és közkinccsé tenni az abban rejlő értékeket. A magam részéről a községi számadási iratok kérdésével kapcsolatban szeretnék egy pár gyakorlati gondolatot felvetni. Ahogy Ort János irja. a selejtezése - a régi levéltári alapelvnek megfelelően - meg kell előznie a rendezésnek. Ez bizony nem less olyan egyszerű feladat, ahogy az első tekintetre látszik. Különösen ott fog ez a feladat teljes súlyával jelentkezni, ahol egy-egy volt körjegyzőség összes községeinek több évi számadási iratai ömlesztve kerültek a levéltárba. Itt elsősorban szét kell válogatni és számba kell venni a költségvetéseket, zárszámadásokat, számadási főkönyveket, pénztári naplókat, ingatlan törzskönyveket, vagyonleltárakat stb. Ez lenne a könnyebbik feladat A nagyobb tehertételt a nagytömegű, összekevert pénztári okmányok, mellékletek lógják jelenteni. Ha nincs számadási főkönyv, vagy nincs pénztári napló, akkor sajnos, nincs más teendő, mint a pénztári mellékleteknek, okmányoknak községenként, évenként és alaponként történő különválogatása után le kell menni a pénztári naplók tételszámáig való rendezéséig, mert a számadási rend rekonstruálására ez az egyetlen lehetőség s az összefüggéseket figyelemmel kisérö, körültekintő selejtezés csak igy lehetséges. Ez nagy feladat, különösen ott, ahol körjegyzői, körorvosi, kör állatorvosi, körbábai közös pénzkezelés volt. Ha azonban a számadási lőkönyv. vagy ennek hiányában a háztartási alap és az egyéb alapok pénztárnaplói megmaradtak, akkor a pénztári okmányok rendezésénél véleményem szerint a naplók tételszámáig lemenő linóm rendezéstől el kell tekinteni, mert ez esetben a pénztári okmányokból az értékes anyag kiválogatása finom rendezés nélkül is maradék nélkül elvégezhető annál is inkább, mert ezen esetben a számadási rend rekonstruálására nincs szükség. A rendezés megtörténte után következik a selejtezés. A jó selejtezés elengedhetetlen keUéke a jó ügykörjegyzék. Ort János helyesen mutatott rá arra. hogy az eddigi selejtezési szabályzatok nem kielég ilőek. Véleményem szerint a LOK-nak mint központi szervnek a levéltárak belső használatára öszsze kellene állítani egy általában számviteli ügykörjegyzéket, amelyben a megyei, városi, gyámpénztári, községi és vállalati számviteli iratok selejtezésére vonatkozó tilalmak, engedmények, határidők ilyen csoportosításban lennének felsorolva s amely ügykörjegyzékben félreérthetetlenül, tévedések kizárásával lel lennének sorolva fajták szerint azon számviteli könyvek ós iratok, amelyek lel tétlenül megtartandó k és azok, amelyek minden aggály nélkül kidobandók. A LOK előtt ismeretesek az ország összes levéltáraiban tárolt számviteli könyvek és iratok összes váüfajai. azok íor79