Selejtezés

IV. Megyei törvényhatóságok, szabad királyi városok és törvényhatósági jogú városok - Csobán Endre: A számvevőségi iratok selejtezése. • 1939. [LK 1939. 194-207. p.]

A SZÁMVEVŐSÉGI IRATOK SELEJTEZÉSE 197 abba a rendbe kell rakni, amelyben szabály szerint feküdniük kell. Debrecenben 1868-tól kezdve a század végéig a számvevőségi okmányok a részletes és főnaplók, a számvevőségi iratok az iktatókönyvek folyószámai szerint vannak elhelyezve. A pénzügyigazgatóság mellé rendelt számvevőségnél ugyanez a rendszer van érvényben. A különbség csak annyi, hogy a városnál külön kiadási és bevételi főnaplók vannak, míg az államnál gyakori az összevonás.

5 A rendezésnek a napló és az iktatókönyvek folyószámaihoz kell tehát igazodni, amennyiben az iratok eredetileg is ebben a sorrendben kerültek irattárba. Az okmányokon a debreceni városi levéltárban rajta van a főkönyvi szám is, de az elhelyezés kétséget kizáróan a naplószámok alapján történt.

6 Ha a selejtezési terv elkészült, következik a selejtező egyének kijelölése és betanítása. Selejtező csak művelt ember lehet, mert az iratok értékeléséhez széles látókör és magas szellemi színvonal szükséges. Egy irat történeti, művészeti vagy bármely más szempontból való értékét csak az átlagosnál magasabb műveltséggel bíró tisztviselő állapíthatja meg. Az iskolák hiányát pótolhatja az iratok kezelésével eltöltött hosszabb gyakorlat. Az iratok kisebb mérvű ismeretét pótolhatja a magasabbrendű iskolai végzettség. A tapasztalat azt bizonyítja, hogy egyetemi hallgatók irattári gyakorlat nélkül is elég gyorsan beletanulnak a selejtező munkába.

7 A levéltáros külön pontokban sorolja fel a megtartandó és külön pontokban a megsemmisítésre ítélendő iratfajtákat. Ennek a felsorolásnak teljesnek kell lennie és ugyanazonfajta iratoknak különböző elnevezéseit is magában kell foglalnia, mindazokat, amelyek a számvevőségi irattárban a selejtezés tárgyát tevő korban előfordulnak.

8 Az iratfajták elnevezésének változatait a selejtezőnek állandóan észben kell tartania. Mindenesetre folytonosan 5 Dr. Fodor Rezső debreceni királyi pénzügyigazgatótól nyert szóbeli felvilágosítás alapján. 8 A selejtező tisztviselőket az ilyen aprólékosnak látszó, de lényegében igen fontos körülményre is figyelmeztetni kell, mert a végrehajtás a gyakorlati mozzanatokon alapszik és azok helyességétől függ elsősorban. 7 A debreceni számvevőségi iratok selejtezése alkalmával szerzett személyes tapasztalat. 8 Ez főként azért szükséges, mert a felírások sok esetben nem következetesek és például a főkönyvet naplónak, a naplót főkönyvnek jelzik, stb.