Selejtezés

Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]

meghatározva az a körzet, ahonnan érkezhettek a tanulók, s a kivételekről a tanácsi ügyosztály döntött, esetleg a pártbizottság. Az iskolafenntartók megváltozása a rendszerváltást követően nem változtatta meg az anyakönyvi nyomtatványokat, az adattartalom ma is ugyanaz. Kérem, kedves kollégák, ezzel az adattartalommal milyen kutatáshoz kell, vagy kellhet az iskolai anyakönyv 75 év után. Még egy utolsó példa ebben a tárgykörben, az iktatókönyveké. A levéltárosoknak, hogy úgy mondjam a zsigereikben van, hogy az iktatókönyv nem selejtezhető, még abban az esetben sem, ha, mint segédlet nem használható, lévén, hogy nincs iratanyag, vagy átrendezték és új segédletek készültek. A minősítés indoka, hogy az iktatókönyv önmagában is adatot szolgáltat az ügyintézés tárgyairól, az ügyvitelről. Úgy gondolom kollégáim jó része nagy számban látott már 1945 utáni főként sorszámos rendszerű iktatókönyvet, amelyben nincs semmi, de semmi értékelhető adat, csak az iratanyag mennyiségét jóval meghaladó üres oldalakkal bővített kötetek 10 és 10 métere. Budapest Főváros gyakorlatában, a gazdasági szervek tömegtermelésének hatására, a segédletként nem használható iktatókönyveket már az irattárban selejtnek minősítjük. Nagy örömömre szolgál, hogy az országos levéltárban ugyanez a gyakorlat. Az irattári tapasztalatok alapján a levéltári állományban is megkezdtük az iratnélküli segédkönyvek átvizsgálását. Egyetlen számadat: átvizsgáltuk a vízmű segédletanyagát, az eredmény egy fondnál méter selejt. A levéltárakban megindult technikai fejlesztés a selejtezhetőség új szempontjaként veti fel a mikrofilmezett iratanyag selejtezésének kérdését. A közeljövőben eldöntésre váró kérdés, hogy a nagy technikai apparátussal, szakmai előkészítő munkával elkészült mikrofilmek mellett tovább őrizzük-e a nehezen menthető fizikai állapotú 1945 utáni anyagot. A Fővárosi Levéltárban ahol a filmek készítése és ellenőrzése helyben történik, ahol speciális kutatói segédleteket készítünk a filmek használatához, azt mondjuk, hogy fölösleges raktárhelyet foglal el a lefilmezett iratanyag. Természetesen jelenleg még őrizzük, de szeretnénk remélni, hogy rövidesen elkészül azoknak a szakmai kritériumoknak a listája, amelyeknek megléte esetén a selejtezés végrehajtható. Ez a fajta selejtezés nem csak a mikrofilmezett, de a digitalizált, vagy bármilyen módon tartósan archivált iratokat is érinti. Van egy eset a levéltárak gyakorlatában, amikor az iratértékelés tartalmi szempontjaitól függetlenül döntünk az iratanyag megsemmisítéséről, ez az az eset, amikor az irat fizikai állapota miatt az információ értéke elveszett, vagy el fog veszni a közeljövőben. Fenyegeti ez a veszély a levéltárakat és az irattárakat egyaránt. Az elmúlt években általában az irattárak ellenőrzésekor találkoztunk olyan esettel, amikor az irattári anyag károsodása miatt már csak a megsemmisítés maradt, mint „választási" lehetőség. Biztosan van minden kollégámnak kedves emléke szennyvízcső-törésről, az én legkedvesebb emlékem a Budapesti Tejipari Vállalt sajtgyárának irattára, melyet a sajtprés elvezető csövének átszakadása rongált meg; egy életre felejthetetlen az élmény szememnek és orromnak egyaránt. Nehéz helyzetben van ilyenkor a levéltáros, de döntenünk kell a raktárainkban és az irattárban még menthető iratok érdekében. A gondot természetesen az okozza, hogy nem mindig rendelkezünk elegendő információval arról, hogy ténylegesen menthetetlen-e az iratanyag. A választ a kérdésre az állományvédelmi szakemberek tudják megadni, sok esetben csak igen költséges vizsgálatok alapján. Sajnos ma Magyarországon kevés az állagvédelmi szakember s ezen az állapoton rövid időn belül nem tudunk változtatni. Van azonban előrelépési lehetőségünk; a Levéltári Kollégium mellett alakult állományvédelmi munkabizottság. Tudomásom szerint olyan program is szerepel a bizottság munkatervében, amely23