Selejtezés

Általános - Körmendy Lajos: A levéltári irat értéke és az iratselejtezés. • 1994. [LSZ 1994/4. 34-44. p.]

határozással is ki kell egészítenünk az előbbi definíciót: nem jogbiztosító és nem történeti kutatással kapcsolatos tevékenységről van szó. Az irattermelő számára ez a legfontosabb érték, hiszen az iratokat éppen azért hozta létre, hogy a tevékenységét segítsék. Ahogy azonban lezárulnak az ügyek, a hozzájuk tartozó iratok használati értéke csökken, és mivel a cselekvés, tevékenység időben zajlik, az értékcsökkenés is ehhez köthető. Az egyes iratok kurrens használati értéke jelentősen eltérhet, az értékállandóságuk úgyszintén. Egy fotószolgáltatást végző vállalat megrendelésről szóló ügyirata a teljesítés után rohamosan veszít a használati értékéből, a cég 1—2 éven belül valószínűleg ki is selejtezi. A Coca-Cola üdítőital-koncentrátum titkos receptjének használati értéke — az irat több mint 100 éves, és újsághírek szerint csak a cég néhány kiválasztott dolgozója ismeri —, viszont az idők folyamán nem hogy csökkent volna, hanem ellenkezőleg, nőtt, mert a cég folyamatosan terjeszkedett és növelte a forgalmát. Az ilyen tendencia azonban kivétel, még akkor is, ha van sok más értékálló irat is (pl. a geológiai térképek). Az iratok túlnyomó részére a használati érték csökkenése a jellemző. Ha egy adott időszak alatt (pl. 1 év) keletkezett össziratmennyiség használati értékének a változását egy koordináta-rendszerben ábrázoljuk, a következő eredményt kapjuk:" - Ha figyelmesen megnézzük az ábrát láthatjuk, hogy az értékgörbe nem (sohasem) éri el a vízszintes tengelyt, tehát nem lesz nulla. A magyarázat roppant egyszerű: az egyes iratok használati értéke az idők során nőhet is, majd később ismét csökkenhet. Az élet produkált ilyen eseteket: Budapest történeti negyedében, a Várban (Dísz tér 3. sz.) áll a város egyik szép barokk épülete, a Batthyány-palota. A XVIII. században emelt épület súlyos károkat szenvedett az 1944/1945. évi ostromkor. 1945 után a Batthyány család levéltárát beszállították az Országos Levéltárba. 1950-ben ebben a levéltárban kutatók megtalálták az eredeti terveket, majd ennek segítségével volt lehetséges az épület helyreállí36