Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

A városi tanácsok anyagának rendezéséhez alapvető segítséget ad Varga Imréné Sopron város igazgatásának szervezeti változásairól szóló tanulmánya (Levéltári Szemle 1970/1. sz.). Az eddig elmondottakon kívül újabb nehézséget jelent a tanácsi iratok változó kezelési rendszere. Az iratok nyilvántartása 1950—51-ben a Botár-féle közigazgatási számrendszerben történt, mely bevezetésétől — általában 1949 októberétől — megszűnéséig, 1951 decemberéig rendszámonként együtt tartotta az iratokat, gyakran fondképzőktől függetlenül. Ebből következik, hogy a városi tanácsi anyagban, különösen az igazgatási, építési és közlekedési, de más osztályoknál is, megtalálhatók a tanácsok megalakulása előtti, 1949/50. évi közigazgatási, általában városi polgármesteri iratok. 1952. január 1-től a 178/1951. (IX. 30.) MT sz. rendelet alapján a tanácsok iratkezelése 1956-ig csoportszámos rendszerben történt. Az iratokat csoportszámonként, évenként újranyitó és lezáró kartonokon tartották nyilván. Az eredeti elképzelés szerint a rend-és csoportszámok az anyag egységes, tematikus kezelését biztosították volna. A gyakorlatban azonban az egyes számok fogalmát nagyon eltérően értelmezték nemcsak helységenként, hanem gyakran pl. egy városi tanácson belül is. Előfordult, hogy ugyanazon a számon két osztály kétféle irattípust is vezetett, vagy ellenkezőleg, ugyanaz á tárgyú irat osztályonként különböző számú kartonon került iktatásra. Az iratok visszakeresése ezért az egyes számokhoz tartozó, a rendeletekben előírt fogalmak alapján gyakran sikertelen. Sajnos nem egyedi eset, hogy az iktatókartonok elvesztek. Az 1950—1956 között keletkezett iratok kezeléséhez a korabeli segédletek hiányosságai miatt a hagyományos levéltári jegyzékek nem elegendőek, új megoldást kell keresnünk. Nehézséget okoznak a rendezésben a tanácsi iratkezelési rendszer 1956 utáni változásai. 1957. január 1-től az 1056/VI. 281/1956. MT sz. rendelet alapján kiadott tanácsi minta ügyiratkezelési szabályzat (TK 1956. okt. 15.) alapján a tanácsok centralizált, osztályokra nem tagolódó iratkezelést vezettek be. Ez lényegében a hagyományos, évenként újrakezdődő, alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer volt. Az osztályok iratait folyamatosan vették nyilvántartásba, így az anyag Önálló osztály fondonkénti szétbontása csak a korabeli regisztratúra teljes felszámolásával lehetséges. 1961-ben a Csongrád megyei Tanács V. B. a fenti rendelet alapján új ügyiratkezelési szabályzatot dolgozott ki mind a saját osztályai önálló, mind a városi és járási tanácsok központi ügyiratkezelésére. A szabályzat magába foglalta a minta szabályzat előírásait, kiegészítve az egyes tanácsi szervek, szakigazgatási egységek számkereteire vonatkozó rendelkezésekkel. A számkeretek megállapításánál az előző évek ügyforgalmából indultak ki.

6 A rendezésben azonban problémát okoz, hogy gyakran az egyes osztályok a számkeretük felhasználása után nem kértek új keretszámot, hanem tovább folytatták az iktatást. Ilyenkor egy számon két különböző osztály két különböző irata szerepel. Előfordult az is, hogy egy adott számkeretet nem egy, hanem több osztály részére állapítottak meg, ezért az iratokat nem lehet osztályonként elkülöníteni. A rendezéskor problémát okoz az ún. külön kezelt, gyakran iktatatlan iratok köre. Ezeket szinte lehetetlen osztályonként szétbontani és regisztrálni. Az iratok levéltári rendezésekor derült ki, hogy — bár az egyes tanácsok általában az 1/1960. K. E. rendelet alapján selejtezve adták át az anyagot — az iratok között nagyon 244