Rendezés

XIII. Családok - Bakács István: A családi levéltárak rendezése. • 1955. [LK 1955/1. 5-26. p.]

hoz.

40 Ilyenkor újból kézbe kell venni a szóban forgó iratcsoportot, ill. iratot, s újra ki kell elemeznünk lényegét. Amikor azután a megfigyelőlapokat abba a sorrendbe .szedtük, amely a levéltár logikus felállítási rendjének megfelel, akkor megtörténik a jelzetelés is, azaz mindegyik megfigyelőlapra ráírjuk a szóban forgó tárgyi csoport végleges levéltári jelzetét, majd pedig ennek alapján magukat az iratcsoportokat rakjuk végleges rendbe s elvégezzük a mintaállványozást,

47 a megfigyelőlapokon levő feljegyzések alapján pedig elkészítjük az áttekintő jegyzéket (conspectust), amelyet a mintaállványozás során készült csomójegyzékkel egyesítve tisztáz(atunk le. A tárgyi csoportosítással kapcsolatban kell szólnunk a kisbirtokos családok kisebb terjedelmű levéltárainak rendezéséről, ill. az ezekben kialakítható tárgyi csoportokról. A bevezetésben kifejtettük, hogy a családi levéltárak rendezéséhez a legfőbb tapasztalati anyagot a nagy uradalmi levéltárak rendszerének, iratanyagának elemzése és ismerete nyújtotta. Azonban e tapasztalati adatok alapján a kisbirtokos családok levéltárait is eredményesebben tudjuk rendezni. A leglényegesebb különbség a nagy uradalmi és a kisbirtokos családok levéltárai között abban rejlik, hogy az utóbbiaknál a birtokigazgatási, birtokgazdálkodási és számadásanyag többé-kevésbé egybeesik, az e csoportokba sorolható iratok közt éles határt húzni nem lehet. Természetes, hogy ha adott esetben egy-egy tárgyi csoportba tartozó iratok, pl. kegyúri iratok vagy a kisbirtokos által különös mértékben művelt gazdasági ágnak iratai nagyobb számban maradtak fenn, akkor külön csoportba soroljuk őket. Általában azonban a gazdasági élettel, a gazdálkodással s annak eredményeivel összefüggő iratok egyetlen évrendi sorozatot alkothatnak. A család egyetemével, ill. az egyes családtagokkal kapcsolatos iratok a kisbirtokos családok levéltárainál éppoly részletes csoportosítást követelnek meg, mint a nagy uradalmi levéltáraknál. Erősen kell ügyelnünk azonban arra, hogy a kisebb terjedelmű levéltáraknál a »vegyes« csoportba a legminimálisabb számú iratot soroljuk. E levéltáraknál ugyanis egyedi iratok is előfordulhatnak s itt azt az elvet, hogy pár irat nem képezhet önálló tárgyi csoportot, nem követhetjük. Elképzelhető ugyanis, hogy valamelyik családtag adószedő (dicator) volt s hivatali működésével kapcsolatban egyetlen irat maradt fenn a levéltárban. Helytelen lenne, ha ezt az adójegyzéket nem sorolnánk külön tárgyi csoportba. Nyilvánvaló, hogy mind a kialakítható tárgyi csoportok száma, mind az egy-egy csoportba sorolható iratok mennyisége kisebb lesz, de ez nem menthet föl bennünket a rendezés aprólékosságának kötelezettsége alól. Kétségtelen, hogy kell lennie egy terjedelem-határnak, amelyen alul az iratoknak tárgyi csoportba való sorolása helyett az évrendezést kell elfogadnunk azon az alapon, hogy ilyen kis mennyiségű iratnak darabonkénti átnézése nagyobb fáradságot senkinek ,sem okoz s a tárgyi rendezésre fordítandó munkát nem éri 46 Előfordulhat az is, hogy az irat első kézbevételekor megállapított tárgyi csoport a rendezés befejezésekor is csak egy-két iratot tartalmaz. Nem valószínű, hogy nagyobb terjedelmű levéltárnál egy-egy összefüggésben csak egy-két irat keletkezett; valószínűbb, hogy az irat nem abban az összefüggésben keletkezett, amelyet első kézbevételekor feltételeztünk s így más tárgyi csoportba kell átsorolnunk. 47 Táblázatunkban minden főcsoportnak, csoportnak stb. önálló jelzete van. Fölvethető, hogy. ezek állandó jelzetet jelentsenek-e, vagyis pl. az A. VIII. minden levéltárban az alapítványi ügyeket, a C. XVII. az iskolaügyeket tartalmazza, a B. megfelelő sorszámú családtagjánál a 4. szám váltókat stb., azaz, ha valamelyik levéltárban nincs megfelelő tárgyi csoportba tartozó irat, a jelzet is hiányozzék. Két nehézség van: egyik, hogy a hiányzó jelzetek könnyen félreértésekre és zavarokra adhatnak okot, a másik, hogy kisebb terjedelmű levéltárnál a C—D—E. egybeolvad.