Rendezés

XIII. Családok - Bakács István: A családi levéltárak rendezése. • 1955. [LK 1955/1. 5-26. p.]

böző ágaihoz tartozó családtagok iratanyagát tartalmazza: ilyen esetben is az iratokat előbb ágak szerint bontjuk szét, s azután rendezzük a fentebb már részletezett módon.

42 A levéltárak rendezésének gyakorlati útja mindig a jelzetes — a családi rendezésen keresztülment — iratok különválasztásával kezdődik. Nyilvánvaló, hogy ömlesztett anyagból is ki kell különítenünk a segédleteket és a jelzetes iratokat — tekintet nélkül arra, hogy az egyeztetés azonnal végrehajtható-e, vagy sem. A jelzetes iratok kiemelésével egyidejűleg azonban az olyan típusú iratokat, amelyeknek tárgyi hovatartozása az első kézbevételkor tüstént megállapítható (úriszéki jegyzőkönyvek, perek, számadástestek és mellékleteik, számadáskönyvek, nyomtatványok, levelek) tekintet nélkül keletkezési idejükre (legfeljebb nagyterjedelmü azonos jellegű iratoknál lehetséges az évszázadonkénti csoportosítás) vagy más közelebbi szempontra (pl. leveleknél a címzettre), azonnal csoportosíthatjuk; ezenfelül, ha az iratokon különböző jelzettípusok felismerhetők, akkor ezeket is jelzettípusok szerint különválaszthatjuk. A jelzetes anyag részletes rendezésére csak az egész iratanyagnak ily módon történő futólagos átnézése, durva csoportosítása után kerülhet sor. A jelzetes iratanyagot a segédkönyvekkel való egyeztetés után állítjuk fel. egyelőre ideiglenesen, hiszen a sorozat tárgyköre és az egész levéltár iratanyagának összetétele fogja meghatározni, hogy ezt a sorozatot a levéltár mely részében helyezzük el majd véglegesen. Egy-egy ilyen jelzetes iratanyag rendezése után a mintaállványozás elvégezhető és ideiglenes csomójegyzék is készíthető. Ha a segédkönyvek nem maradtak fenn, a csomózás előtt az áttekintő jegyzéket el kell készítenünk A nem jelzetes iratanyagnak tárgyi csoportokba való bontásának menetét a rendezendő anyag terjedelme és a rendelkezésünkre álló hely szabja meg. Ha az iratanyag terjedelme nem nagy s elegendő rekesszel bíró állványunk vagy szekrényünk van, akkor minden egyes iratot kézbevételkor a végleges tárgyi csoportjába tudjuk helyezni, véglegesen tudjuk osztályozni. Máskülönben az iratokat előbb nagyobb tárgyi csoportokba soroljuk (pl. N. családtag iratai, községi irat stb.) s csak a munkamenet következő fázisában bontjuk szét a megfelelő tárgyi alcsoport okra (pl. a családtag iratainál: szexnélyi iratok, hivatali működéssel összefüggőek, illetőleg X, Y, Z község iratai, egy-egy község iratain belül az egyes tételekre.)

13 Egy-egy iratcsoport kialakulása után ideiglenes sorszámmal látjuk el s minden csoportról egy-egy kis »megfigyelőlapot« készítünk az iratcsoport tárgyának (esetleg közelebbi megjelölésének), évkörének és ideiglenes sorszámának feltüntetésével.

41 Vitathatatlan, hogy egyes iratok tárgyi hovatartozásának megállapítása igen sokszor nagyon is viszonylagos. Egyazon irat több csoportba is tartozhatik. így például a tatai uradalomban fennállott földművesiskolából kerültek ki az uradalmi cselédek. A földművesiskolát az uradalom tartotta fenn, tehát a reá vonatkozó iratok az iskolaügyi iratok közé sorolhatók; minthogy azonban az uradalmi cselédség succrescentia-jára is becses forrásanyagot tartalmaznak, az alkalmazottakra 42

Bankowski: i. m. 216. 1. 43

Táblázatunk szerint: első menet a nagyobb csoportok, pl. D. I, II. III. kialakítása, utána ezek felbontása, tehát pl. D. III-nál az 1, 2, 3. stb., végül ezek csoportosítása, pl. D. III. 1-nél az a, b, c. stb. tétel kialakítása. Mityájev (i. m. 84. 1.) szerint a rendezést a magasabb egységeknél kell megkezdeni. 44 Lejour (i. m.) minden egyes irat kielemzésénél kívánja az irat tartalmát, keltét és ideiglenes sorszámát egy megfigyelőlapra feljegyezni. Mityájev (i. m. 89. 1.) ezt nem fogadja el, mert szerinte így rejtve marad az iratok rendezésének sok oly sajátossága, amely csak az anyaggal végzett közvetlen munkából derülhet ki.