Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Ort János: Egy fővárosi közüzem iratainak tárgyi rendezése. • 1963. [LSZ 1963/1–2. 20-28. p.]

- 27 -Hátra van még, hogy a tárgyi rendezés során felmerült több kérdésről is tájékoztatást adjunk. Egyes ügyiratoknak tartalmi vizsgálata gyakorta több tárgyi vonatkozás megállapítását eredményezi: tárgyi beosztásánál a döntő tartalmi vonatkozás lehet irányadó, mig egyebütt példánk szerint utalásokat tettünk. Üzemgazdasági tárgyú irataink csoportosításánál, amely években kevés irat volt, elegendőnek láttuk a megjelölt tárgycsoportokhoz külön-külön dosszié felfektetését, ahol az iratokat általában az eredeti iktatószámok sorrendjében rendeztük. Kisebb mennyiségű iratoknál ugyanis a tágabb tárgycsoport vagy tárgykör szerinti osztályozás sem lehet akadálya a kutatásnak. Amint emiitettük, 1828-1946-ig az összes évek iratanyaga tárgyi egységeken belül közös dossziéba került s abban időrendi rendezést nyert, mig a többi év anyagát éveken belül a leirt tárgyi egységek sorrendjében rendeztük. Felmerült itt a több éven át intézett ügyiratok elhelyezésének kérdése is. Ezeket az iratokat az eredeti irattári rendnek megfelelően a befejezés évében irattároztuk. Az üzemigazgatásban csekély számban előforduló ilyen ügyekre a többi év jegyzékében, illetve a repertóriumban utalást tettünk. A nagyobb számban előforduló ügyeknél azonban célszerűbb az utalólapok elhelyezése. Az iratanyag csoportosításában az időkörök elhatárolása a tárgyi rendezés igen fontos szempontja,s a terv elkészítésénél megoldandó kérdés, mely kapcsolatos a legkisebb tárgyi Autatási/ egységek kialakításának kérdésével is. Minthogy a tárgyi rendezés az anyag használhatóságának, a kutatásnak biztosítására irányul, a legkisebb tárgyi egységek kialakítását is a kutatás szempontjai szabják meg. A fondon belüli kisebb iratanyagnál vagy töredék iratoknál megelégedhetünk szélesebb tárgykörű vagy nagyobb időkörre terjedő iratcsoportositás kialakításával s az iratanyag szűkebb tárgycsoportjaira a repertóriumban utalhatunk. Ugyanez a helyzet, ha az ügyiratoknak több tárgya van, akkor is szélesebb tárgykörű iratcsoportositást eszközölhetünk. Tehát egyrészt az iratanyag mennyisége, az ügyiratokban szereplő tárgyak szabnak határt a legkisebb irattári egység kialakításának, másrészt azonban a tárgyi egység belső iratrendszere, kutatása szempontjai is figyelembe veendők azok kialakításánál. Tárgyi iratrendezés során felmerül az eredeti segédkönyvek további fenntartásának s kutatásra való felhasználásának kérdése. Amennyiben az egykorú segédkönyvek alapján az ügyek továbbra is kutathatók /s ez egyébként a tárgyi iratrendezésnél nem elhanyagolható szempont, bár inkább személyi ügyeknél fordulhat elő/, a segédkönyvek megtartandók. Ugynigy megtartásukat indokolják a hivataltörténeti vagy egyéb kutatások szempontjai, még abban az esetben is, ha az iratanyagot a tárgyi csoportositás rendjében újra lajstromozzuk. A lajstromozás elvégzése a tárgyi átrendezésnél legalábbis kívánatos, az iratok védelme, kutatása, kezelése szempontjából, bár a repertórium elkészítése a kutatási igényeket általában kielégítheti. Mindezek után megállapíthatjuk, hogy a tárgyi rendezés hosszas,