Rendezés

Általános - Ankét a levéltári rendezésről. • 1959. [LH 1959/1–2. 25-49. p.]

f) Több válaszban esik szó az ömlesztett, vagy felbomlott iratanyag jellegéről, más szóval arról, hogy az iratok a tárgyi csoportosításra egyáltalán alkalmasak-e. Ha ugyanis egy-egy ügy* irai nem egyetlen, hanem két. sőt esetleg több tárgyra vonatkozólag tartalmaz lontosabb adatokat a tárgyi csoportosítás nem tehetséges, vagy legalább is igen nehezen hajtható végre, vagy a kialakított rend nem fog megtelelni a kitűzött célnak. g) A segédletek megléte vagy hiánya ül. minősége ennél a kérdőpontnál is visszatér* Egyes vélemények szerint a segédleteknélküli, vagy meg nem telelő segédletekkel ellátott anyagot tárgyi csoportokba lehet rendezni, ha azonban az anyaghoz jó segédletek vannak, a numerikus rend is megtelel. h) A tárgyi csoportok szerinti rendezés módszereinek elméleti tisztázatlanságát és a gyakorlati tapasztalatok hiányát egyik megkérdezett kartársunk ennél a kérdőpontnál is kifejt^ *• i) Meg kell még említeni, hogy néhány válasz azt hangsúlyozza* hogy a numerikus és a tárgyi csoportositásu rendezésén kivül még többféle más csoportosítás, rendszerezés is létezik és alkalmazható* így a személy vagy egyéb nevek szerinti alfabetikus, a szervezeti egységek szerinti, a fondképző funkciói (ügyköre, feladatköre, hatásköre) szerinti, a földrajzi, geográfiai egyse* gek szerinti* az időrendi, kronológiai szempontok szerinti csoportosítás és rendszerezés* A rea* dezési szisztémát annak megfelelően kell megválasztani, hogy az iratanyag felhasználásánál roe* lyik szempont kerül előtérbe* . Egyik megkérdezett viszont azt állapítja meg, hogy a tárgyi rendezésnél a rormális Ismérvnek (az iratfajtáknak) is elkerülheteüenül teret kell engedni. Ami most már a tárgyi csoportokba való átrendezés módszerét illeti, erre csak néhány vár* Iasz tér ki Egyes megkérdezettek megállapítják, hojgy a tárgyi csoportok szerinti rendezés előtt helyre kell állítani az iratanyag eredeti numerikus rendjét mert ez lényegesen könnyebb és rövidebb ideig tartó munka, s ezzel az átrendezés idejére az anyagot valamivel használhatóbbá tehetjük. Mielőtt áttérnénk a kérdőiv harmadik kérdésére, néhány szóban ismertetem azok érveit akik a tárgyi rendszerezést ellenzik* Egyesek azért ellenzik a tárgyi csoportosítást mert a levéltárosok «egyéniségük, műveltté* gük, tudományos és gyakorlati beállítottságuk különbözőségének megfelelően eltérő módon értékejik ki az iratok tárgyát*, másszóval a kialakuló tárgyi rendszer szubjektív jellegű lesz, s azon létre* hozóján kívül más jól eligazodni nem fog tudni. Más válaszok a numerikus rendszer előnyeit fejtegetik ellenérvként *A numerikus rendszer minden egyedi ügyirat tárgyát kimutatja, nem csupán a csomóét vagy azon belüli tárgycsoportokét A numerikus rendszer iktatókönyve sokkal mélyebben tájékoztat mint a tárgyi rendszer. Személyre vonatkozó kutatás esetén a numerikus rendszer betűrendes névmutatója Játszva adja ki a kivont tájékoztatást mig a tárgyilag csoportosított iratok között személyre vonatkozó kutatást nem lehet végezni, csak tárgyra lehet bennük kutatni, ill, segédletük csak tárgyakról tájékoztat személyek* ről nenn A numerikus rendszer több eligazítást nyújt mint a tárgyi tagolás, tehát kár volna a hasss*nálhatöbb irattári rendszert felcserélni ilyen látszólag tetszetősebb rendszerre, amely valójában mégis kevesebb tájékoztatást ad az Iratok belső tartalma telől,» idéznem kell végül azt a véleményt is. mely szerint; íBármely ömlesztett fond eredeti rendijének visszaállítására kell törekednünk a rendezésnél* Amennyiben lehetetlen volná -pl. az anyag jeízetnélkűli és megfelelő segédletek hiányában semmi támpontot nem találunk az eredeti rend vls*» szaáUitására - legcélszerűbb a kérdéses anyagot kronológiai rendben felállítani, leszámozni és ehhez iktatót esetleg mutatót is készitent»