Rendezés

IV. Megyei törvényhatóságok, szabad királyi városok és törvényhatósági jogú városok - Kulcsár Imre: A főszolgabírói hivatal iratainak rendezéséről, 1933. • 1963. [LSZ 1963/4. 75-76. p.]

- 76 -tekinthetően legjobban tükrözte, még pedig a községek költségvetéseinek beosztása,, rovatai szerint, A községi költségvetés 12 fejezete, illetve azok alrovatainak alkalmazása már csak azért is előnyös, mert nincsen olyan községi, vagy a községet érdeklő ügy, mely a fejezetek, illetve azok alrovatai valamelyikébe be nem illeszthető. Ha mégis volna ilyen ügy, ami ugyancsak ritka eset, ugy az a "Rendkívüli kezelés, Beruházás, vagy Átmeneti" csoportjánál volna elhelyezhető. Tehát valamennyi iratot be lehet igy sorolni a fejezetek egyikébe. Alcsoportokat vagy alrovatokat pedig a fejezeteken belül csak akkor érdemes külön is alkotni, ha abból az ügykörből annyi irat van, hogy a könnyebb kutatást az ilyen alcsoportalkotás előnyösebbé teszi. Persze az iratok a csoporton belül az iktatószámok sorrendjében maradnának. A segédkönyvben, az iktatóban az ügyiratnál a könnyebb keresés miatt feljegyzendő volna a hely, hogy az irat hol keresendő. Mégpedig a fejezetszám római, az esetleges alcsoportszám pedig arab számmal. Pl. IX/3.a., mely jelzés azt jelentené, hogy a kérdéses ügy, mint a község vadászati jogának bérbeadásával kapcsolatos irat a Vagyonigazgatási rész 3 a. vadászati-jog alcsoportjánál található meg. Előfordulhat az is, hogy egy-egy irat két vagy több fejezeten, vagy csoporton belül is elhelyezhető. Pl. felekezeti iskola építésénél az egyház, a község tulajdonát képező erdőből kért gerendának való fát ingyen ad. Itt, mivel iskolaépítésről van szó, az ügy iratai a tanügyi fejezet megfelelő épitési alcsoportjába kerülnek, de a vagyonigazgatási fejezet erdőgondozási részét is érinti, mert hiszen a fa kitermelése a községi erdőből történik. Ilyen esetben a tárgy szerinti legjellemzőbb fejezetre, csoportba, tehrft & tanügyi résznél helyezendő el az irat, mig a vagyonigazgatás megfelelő részénél csak egy utalólapot teszünk, hivatkozva, hogy az irat hol, mely csoporton belül, milyen iktatószám alatt található. A főszolgabirósági iratoknak rendezését a közeégi költségvetés fejezetei, illetve rovatai szerint azért tartom helyesebbnek, mert a főszolgabíró, bár egy járás élén álló, vezető és intézkedő hatóság volt, mégis nen* járási, hanem megyei tisztviselő volt. Hiszen a főszolgabírót a megyei th. közgyűlés választotta, a mellette lévő hivatali tisztviselőket, segédszemélyzetet a megyei hatóság nevezte ki, illetve alkalmazta, s bár irattára volt a főszolgabiróságnak, de külön levéltára nem, mert mint megyei intézménynek az iratai, bizonyos idő elteltével, az irattárból a megyei levéltárba kerültek be. Mig ezzel szemben a községeknek, gyakorlatilag persze csak a nagyobbaknak, külön levéltáruk volt. /Pl. Magyaróvár nagyközség, Mosón nagyközség, stb. levéltára!/ Ezek alapján, mivel a főszolgabírói hivatal működése teljesen a községek életével volt kapcsolatos, természetesnek tartom a községi költségvetés fejezetei szerinti világos és könnyen kutatható módszerű iratrendezés alkalmazását, - esetleg még olyan nagyobb községeknél is, melyeknek nagy anyaga azt lehetővé, sőt kívánatossá is teszi.