Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

11. BELSŐ LELTÁR a) A belső leltár célja és feladata egy meghatározott őrzési egységbe foglalt dokumentumok egyedi feltárása. Szükségességét az őrzési egység történeti-politikai jelentősége és terjedelme határozza meg. b) A belső leltár az őrzési egység leltár melléklete, így külső formájára, példányszámára, jóváhagyásának módjára az őrzési egység leltár címszó megfelelő meghatározásai irányadóak. c) A belső leltár tagolásának mélysége az őrzési egység és az egyes dokumentumok jellegétől függően elmehet az egyes iratokig, vagy meghatározott ismérv szerint összevont iratokig. (Pl.: levelezésnél, levelezők és leveleik dátumának felsorolása; nagyobb földrajzi egység szerint összeállított őrzési egységnél helyiségek felsorolása a rájuk vonatkozó dokumentumok évkörének feltüntetésével; tárgyi-tematikai ismérv szerint mint programok, irányelvek, határozatok, vagy bányászat, kohászat, energia stb.) összevonás csak abban az esetben történhet, ha az megfelel az őrzési egység belső rendjének. d) A leltárban a dokumentumok leírásának sorrendje az őrzési egységen belül kialakított rend. e) Az egyes iratokig lemenő belső leltárnál minden dokumentumot fel kell venni, a leírás a következő adatokat tartalmazza: 1. a dokumentum pontos meghatározása (levél, jelentés, feljegyzés stb. esetén a leírás sorrendje: az irat szerzője, az irat fajtája, a címzett, az irat tárgya), a dokumentum dátuma (a feltételezett dátumot zárójelbe kell tenni); 2. a dokumentum lapjainak sorszáma az őrzési egységen belül. f) A meghatározott ismérv szerinti összevont iratok belső leltárának leírása: 1. a tárgyi-tematikai ismérv pontos megjelölése, az összevont dokumentumok évköre; 2. a dokumentumok lapjainak első és utolsó sorszáma az őrzési egységen belül. 12. A NAPIRENDI JEGYZÉK a) A napirendi jegyzék, mint levéltári segédlet, célja a fondképző szervek testületi ülésein tárgyalt, s a jegyzőkönyvben rögzített, különféle témák feltárása. b) Napirendi jegyzéket a fondképzők választott vezetőszerveinek jegyzőkönyveiről és a szükséglet szerint a választott vezetőszervek képviselői által rendszeresen összehívott értekezletek (titkári, ún. vezetői, járási titkári, megyei osztályvezetői, aktivá megbeszélések) jegyzőkönyveiről kell készíteni. c) A napirendi jegyzék a 4. sz. mellékletben leírt címlappal A/4 méretű állított helyzetben levő formanyomtatványon készül, s az alábbi adatokat tartalmazza: — az őrzési egység jelzetét, ahol a jegyzőkönyv található; — az ülés dátumát; — a napirend sorszámát; — a napirend pontos címét; (Ha az eredeti jegyzőkönyvben megadott cím nem fedi a tárgyalt kérdés tartalmát, kötelező értelemszerűen a tartalom pontos megjelölésével kiegészíteni. A „különféle" vagy „egyéb" elnevezéssel megjelölt napirendeket minden esetben tételesen fel kell sorolni.) — a napirendi ponthoz tartozó melléklet megnevezését (jelentés, tájékoztató, határozati javaslat) és a melléklet terjedelmének megjelölését; — megjegyzések: az anyag állapotára, esetleges hiányaira, a mellékletek hiányára stb. vonatkozóan. d) A napirendi jegyzéket végleges jelleggel csak rendezett, ellenőrzött anyagról szabad készíteni. e) A napirendi jegyzék 3 példányban készül. Az első példányt a fonddossziéban kell elhelyezni, a második a kutatás segédeszköze, a harmadik az archívumvezető munkapéldánya.