Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - Pártarchívumi kezelés - Rendezési szabályzat az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumai számára. Melléklet az "Útmutató az MSZMP helyi (fővárosi és megyei) archívumainak működéséhez" c. anyaghoz. 5 melléklet. • [1973] [MSZMP KB PTI Archívuma]

1. AZ IRATANYAG RENDEZÉSE a) Rendezésnek az iratok meghatározott szempontok szerinti csoportosítását és következetes elhelyezését nevezzük, amelyet a tudományos-történeti kutató munkában és a gyakorlati politikai munkában való felhasználásuk megkönnyítése céljából hajtunk végre. b) A rendezés fázisainak sorrendje a következő: — a fondképző szervezeti felépítésének, funkcióinak és a fond anyagának megismerése; — a fond határainak felülvizsgálata, a fondcsoportok kialakítása; — a rendezési terv összeállítása; — az őrzési egységek kialakítása; — az őrzési egységek sorrendjének megállapítása; — az őrzési egységek belső rendezése; — a selejtezés; — az őrzési egységek formai-technikai kialakítása; — segédletek készítése. c) Az őrzési egységek kialakítását, sorrendjük megállapítását az alább felsorolt módszerekkel végezhetjük: — közvetlenül az iratokon végzett munka: amikor a rendezési tervben rögzített elvek alapján magukat az iratokat mozgatjuk, s így állítjuk össze az őrzési egységeket, ill. emeljük ki a selejtet. — kartonos módszer: minden önálló iratdarabról kartont készítünk, amely tartalmazza az irat készítőjének, esetleges címzettjének nevét, az irat típusát, rövid tartalmát, tárgyát, dátumát, eredeti jelzetét. A fondon (fondcsoporton) belül az őrzési egységek és sorrendjük kialakítását a kartonokkal kell elvégezni. Ezt követően lehet az addig eredeti helyükön őrzött dokumentumokat kiemelni, s a kartonok csoportosítása szerint a megfelelő helyre elhelyezni. Ezt a módszert kisebb mennyiségű, s nagy történeti értéket képviselő iratok esetében alkalmazzuk. — irattári átadási leltár alapján végzett munka: ha az irattárban készült leltár jól tükrözi az iratok összefüggéseit és tartalmát, a leltárt rendezési alapnak lehet tekinteni. Ebben az esetben az átadási leltárt konkordanciajegyzéknek kell felhasználni. 2. A FOND ÉS A FONDCSOPORT I. A FOND a) Levéltári anyagaink kezelésének alapja a fond egységének és oszthatatlanságának elve. Ettől az elvtől csak kivételes esetekben szabad eltekinteni. Minden levéltári anyag valamilyen fondba tartozik. Egyik fond anyagát a másikkal összekeverni nem szabad. b) A valamely szerv működése során hozzá érkezett, továbbá nála keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradt — történeti vagy politikai szempontból értékes — iratok alkotják a fondot. Létrehozója a fondképző. önálló fondképzőnek tekintjük általában azokat a szerveket, szervezeteket, intézményeket " stb., amelyeknek elkülönült feladatköre és hatásköre, önálló ügykezelése és irattára, önálló költségvetése volt, ill. van.