Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

e, Megszűnésre/halálozásra, jogutódlásra és a tevékenységi kör más által történő folytatására vonatkozó adatok (fond- és állagszinten) 1. Hivatali és gazdasági jellegű fondképzőknél a szerv megszűnésének/megszüntetésének körülményeire vonatkozó adatok; 2. Személy esetében az elhalálozásra, továbbá az öröklésre, hivatali és egyéb utódlásra vonatkozó adatok leírása. f, Az iratanyag keletkezésére és a felhalmozás történetére vonatkozó adatok (fond- esetleg állagszinten) 1. Külső fondképzőtől átvett iratanyagnál a gyarapodási napló hagyományos adatait jegyezzük be, ha bármilyen okból ez nem teljesíthető a levéltárba kerülés ismert körülményeit kell leírni. 2. A szakmai munka során, a levéltár állományában lévő iratanyagból, vagy más levéltárak és közgyűjtemények iratanyagából is alakíthatunk ki fondokat. Ezekben az esetekben a kiemelés körülményeire, módszerére, céljára vonatkozó adatok mellett, elengedhetetlen az eredeti fond, fondképző, iratőrző megnevezése, elérhetősége és az eredeti irat-együttes jelzete, azonosítója. 3. Amennyiben a fond időköre eltér a fondképző működési időkörétöl, a nyilvántartási adatok között zárójellel jelzett eltérések okainak leíró ismertetésére itt van lehetőség. 4. Fel kell jegyezni az iratanyag tulajdonlásában, őrzésében bekövetkezett változásokat és azt is, ha a megőrzés története nem ismert. ///. A fondra vonatkozó adatok^ Tartalom (fond- és állagszinten) Itt fogalmazhatjuk meg, hogy az iratanyag milyen tárgyakra vonatkozóan tartalmaz adatokat. Ha az iratanyag legkisebb levéltári egységei nem tárgyi egységenként — pl. egyszerű sorszámos iratanyag esetében —, vagy nem ügykörök szerint tagolódnak, az iratanyag tartalmi jellemzői a hatáskörre/feladatkörre vonatkozó információk vagy véletlenszerű mintavétel alapján állapíthatók meg. Itt lehet felsorolni az iratanyagban nagyobb mennyiségben előforduló, azonos tartalmú, előnyomott irattípusok fejléceinek tartalmát. Ügykörök, tárgykörök (állagszinten) Kútfő-tételes, tárgyilag rendezett vagy ügykörök alapján tartalmilag megközelíthető iratanyagok esetében tételes és lehetőleg teljes felsorolással segíthetjük a kutatást. Főként a hivatali jellegű fondoknál van kiemelt szerepe az ügykörök kutatásának. Ha az iratanyag legkisebb levéltári egységei tárgyilag nem különíthetők el — pl. sorszámos iratanyag esetében —, ám a hatáskörre/feladatkörre vonatkozó, fent megadott információk mellett az ügytípusok is ismertek, azok is itt felsorolandók. A gyakorlati munkában nehéz elválasztani az előző fejezettől, a két fejezet összevonása a szerző döntése alapján megtehető. 9 A szerkezeti átformálás igénye ennél az adatsornál volt a legfontosabb, az a, ponthoz történő átsorolása a célszerű. A fondképzök megalakulásának, működésének és megszűnésének folyamata, a folyamat történelmi egysége, a leíró ismertetés tartalmi minőségét biztosítja a jelenlegi szétszórt ismétlésekkel terhes leírás helyett. 10 A cím szóhasználata, különösen a „felhalmozás" idegen a magyar terminológiától, átfogalmazása lenne célszerű. 1

' A kutatóbarát ismertető segédlet legfontosabb fejezete. A többszöri átdolgozás ellenére a szerkezete tovább javítható, a három alfejezet összevonásával, szigorúbb szerkesztésével. 28