Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

Az adatsor a jelzethez tartozó fond és állag címek felsorolása, a jelzetnek megfelelő szinteken. A kitöltésnél leggyakrabban jelentkező probléma, hogy a fond címében a fondképzö nevét illetve névváltozatait szeretnénk rögzíteni és ez nehézségeket okoz a fond címének megválasztásánál. A címadás és a fondképzö névváltozatainak problémáit az iskolai fondokban vizsgáltuk, ahol a névadás köztudottan speciális. A vizsgálatok alapján általános elvként fogalmaztuk meg, hogy a fond címe a fondképzőnek az a névváltozata, amely a fond terjedelmét, illetve időkörét figyelembe véve a szerv története szempontjából a leginkább meghatározónak tekinthető. .Idegen nyelvű címmel meghatározható fondképzö esetében, az eddigi nyilvántartások alkalmazási formáját használva a magyar fordítást használtuk a fond címeként, és zárójelbe tettük az egykorú latin, német, szerb stb. elnevezést.

5 Évkor (fond- és állagszinten) A hagyományos segédleteinkben használt formában a fond és az állagok iratainak keletkezése határozza meg az évkort: a legrégebbitől a legfiatalabbikig, a kezdő és záró évszámot kell feltüntetni, az adott szinten. A meghatározásnál gondot okozhat a jelentősebb hiányok feltüntetése. A fondjegyzékeknél alkalmazott módszerrel a kettős évkor meghatározásával a hiányra fel tudjuk hívni a figyelmet, az ismertető szöveges részében pedig a hiány létrejöttének körülményeire is meg tudjuk adni a választ. Ugyancsak a fondjegyzék szerkesztés módszerét vettük át a fondképzö keletkezésének illetve megszűnésének időpontjától eltérő keltezésű szórvány iratok évkörének zárójelben történő közlésével. A fond terjedelme, az iratanyag tagolódása (fond- és állagszinten) Az adatsor célja, hogy az iratfajták és a terjedelem összefüggésének feltüntetésével tájékoztassa a kutatókat. A fond terjedelmének mértékegysége a folyóméter, amit a raktári egységek fajtái szerint tovább bontunk a raktári egységek darabszámának meghatározásáig. Fondszinten a fond és az állagok bontásában a raktári egységek fajtáinak összevont adatait adjuk meg darabszámban és folyóméterben. Állagszinten az összesített adatokat iratfajták szerinti részletezéssel a raktári egységek fajtájára és számára vonatkozó szerkezetben taglaljuk. A kötelezően szétválasztandó iratfajták: jegyzőkönyv, ügyviteli irat, belső ügyviteli irat, iktatott irat, iktatókönyv, mutatókönyv, összevont mutató, sorkönyv, irattári lajstromkönyv.

7 //. A fondképzőre vonatkozó adatcsoport Az iratanyag létrehozójának cím/névváltozatai (fond- és állagszinten) Az adatsor a fond címének megfelelőjeként a fondképzö névváltozatainak rögzítését szolgálja, a névhasználat időkörének egyidejű megjelölésével. Személynevek használatakor a névadó működéséről is szükséges adatokat beszerezni, kivéve a közismert személyiségeket. Családok és személyek esetében célszerű az anyagban előforduló valamennyi családtag illetve rokon nevének, életének és működésének, foglalkozásának rögzítése, természetesen a lehetőségek szerint. 5 Az adatsor a fond címének nyilvántartására és nem a fondképzö névváltozatainak nyilvántartására szolgál. Az utóbbira vonatkozó részletes tájékoztatás a fondképzőre vonatkozó adatcsoportban található. 6 A fordításban „időkör" szerepel, mi a magyar levéltári gyakorlatban használt évkörre módosítottuk. 7 Az iratfajták felsorolását, meghatározását tovább kell pontosítani, számunkra a jegyzőkönyv, az iktatott irat, az iktatatlan irat és az ehhez szükséges iktatókönyv, mutatókönyv, sorkönyv és fölajstromkönyv elkülönítése a megfelelő sor. 26