Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

Helyes az az elv, hogy a városok, járások, községek esetében maga a tanács a fondképző, azonban az állagok kialakítása a referátumban javasolt formában már problematikus. Az állagokat ugyanis a tanács különféle szerveinek irataiból kell kialakítani abban az esetben, ha a szervezeti különállás az iratkezelésben is megmutatkozik. Az állagok létrehozásánál nem lehet szempont az iktatás módja, hanem a döntő kritérium az iratkezelés rendszerében keresendő. Az 1950-es évek gyakorlata e területen bizonyos fokig hasonlít napjaink rendszerére: központosított, decentralizált, vagy a legtöbb esetben vegyes iratkezeléssel találkozunk. Központosított iratkezelésnél a tanács valamennyi irata egyetlen, osztatlan fondot alkotna, azonban ez viszonylag ritkán fordul elő (pl. községi tanácsoknál). Vegyes iratkezelés alkalmával elkülönülnek a tanácsülés, vb., pénzügy, titkárság stb. iratai, a szakigazgatási szervek (osztályok) iratait viszont közösen kezelik. Decentralizált iratkezelés alkalmával valamennyi egység (vb., titkárság, egyes osztályok, önálló csoportok stb.) irata külön található. Decentralizált és vegyes iratkezelés esetében az egyes állagokat a korabeli kezelési egységeknek megfelelően kell kialakítani. Osztatlan tanácsi fond esetében a készülő segédlet nefri tükrözi a szervezeti változásokat. Ezért a bevezetőben részletesen kell erre utalni. Hasonló a helyzet az osztatlan állagoknál is, amelyeket vegyes iratkezelés alkalmával több osztály irataiból alakítunk ki. Decentralizált iratkezelésnél viszont minden állag leírása előtt szerepelnie kell a hivataltörténeti bevezetőnek. E bevezetőben szólni kell az irattári rendszerről, az anyag felépítéséről és kutatási lehetőségeiről is. Az iktatási mód megváltozásával csak akkor kell megváltoztatni az eredeti rendszert (az osztatlan fondot vagy a korábbi állagokat), ha ez a változás egyúttal az iratkezelés szervezetének átalakulásával jár együtt. (Pl. Csongrádon 1957-től, amikor a csoportszámos iratkezelést iktatószámos váltotta fel, és egyúttal az osztályok iratait is — a korábbival szemben - közösen kezelték.) Az előadó javasolja, hogy a közigazgatási rend- és csoportszámok mellé a segédletben tüntessék fel azok tárgyát is. Ehelyett célszerűbb a közigazgatási rendszámokhoz és csoportszámokhoz egységes mutatót készítem, ami valamennyi érintett szerv iratához - évektől függetlenül — használható. (A Vízügyi Levéltárban az 1949-1956 közötti iratokhoz készült ilyen mutató.) Schneider Miklós a Levéltári Szemle 1973. évi számában analitikus segédlet (repertórium) készítését javasolja, ami pótolja az elveszett, vagy használhatatlan segédleteket, ugyanakkor az anyag mélyebb szintű rendezését is feltételezi, ő javasolta a különkezelt iratok besorolását a megfelelő közigazgatás rend- és csoportszámok anyagához. A belső levéltári munka és a gyűjtőterületi feladatok egysége biztosítja, hogy a levéltárba viszonylagos teljességben kerüljön be a fondképző iratanyaga. A logikus fejtegetéshez az előadó nehezen áttekinthető példát mellékel. A csongrádi tanácsnál — az elmondottak alapján — 1950—1956 között és 1962-től decentralizált, 1957-1961 között vegyes iratkezelés volt, azonban ezt a melléklet nem tükrözi. Legfőbb probléma a „vb. szakigazgatási szerveinek iratai" c. együttessel adódik. A javasolt tagolás helyett osztályonként kellene az állagokat kialakítani, és külön állagot létrehozni a közösen kezelt, 1957-1961 közötti iratokból is. A segédkönyvek minden esetben az iratok után helyezendők. Megoldási javaslat az egész fond állagainak kialakítására: 273