Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

Újra rendezzük az 1950—1956 között keletkezett iratokat? Végezzük el a fondok felállítását a későbbi szervezeti változások alapján? Elvben ez is megoldást jelentene, sajnos azonban joggal feltételezhetjük, hogy ha ezt a munkát — ami az anyag terjedelméből következően minimálisan egy dolgozó egy évi teljes rendezési tervét jelentené — elvégezzük, a következő átvételkor ismét hasonló problémával találkozunk. A szervezeti, hatásköri változásokat, az osztályok összevonását és szétválását tanulmányozva valószínű, hogy az utolsó szervezeti felépítés alapján kialakítandó új fond szerkezete nem tükrözné a korábbi években meglévő hivatali struktúrát. Az általunk ismertetett levéltári gyakorlat bizonyítja, hogy a tanácsi anyag levéltári feldolgozása, kezelése napjainkban megoldatlan. A tanácsi iratok rendezésének eddigi elveit feltétlenül felül kell vizsgálnunk, jó lenne kialakítani valamiféle egységes álláspontot, hiszen a megyei levéltárak egyik legjelentősebb anyagáról van szó. , Az egyes levéltárak gyakorlata jónéhány elméleti problémát is felvet. A legfontosabb, hogy ha egy osztályt önnálló fondnak tekintünk, akkor e fond állagai csak az osztály adott kisebb szervezeti egységei, illetve ez ezek által külön kezelt irategyüttesek lehetnek. Nem értünk egyet azzal a mi levéltárunkban is meglévő korábbi gyakorlattal, hogy a későbbi átszervezés után önállóvá vált csoport iratait a korábbi osztály-fond állagaként kezeljük. Az önálló csoport ugyanis a szakigazgatási szervezeten belül ugyanolyan szintű egység, mint a többi osztály vagy csoport. Egy konkrét példa: a Csongrád városi tanács 1950-ben felállította az ipari, mezőgazdasági, kereskedelmi osztályt. A következő évtől az osztály három önálló egységre bomlott: ipari csoport, kereskedelmi és begyűjtési osztály, mezőgazdasági osztály. Az iratokat 1952-től külön is kezelték. A korábbi rendezés során az anyag egy fondot alkotott, a későbbi önálló csoport, ill. osztályok anyaga e fond állagai lettek. Ha fenntartjuk az önálló osztály-fond kereteket, az átszervezésekkor a fondokat le kell zárnunk, és az új szervezeti rendnek megfelelően új fondokat kell felállítani. Ez azonban tekintettel a tanácsi szakigazgatás gyakori szervezeti változásaira, nagyon megnövelné a fondok számát, így objektíve nehezítené az anyag kezelését, áttekinthetőségét. A hatásköri változásokat, átszervezéseket fondválasztónak véve a Csongrádi városi Tanács iratait 23 fondba kellene sorolni, egy-egy fond átlag 1-1,5 ifm terjedelmű lenne (L. az 1. sz. mellékletet). Kérdéses, hogy létrehozhatunk-e csupán az iratkezelésben bekövetkezett változás miatt új fondokat? (Az 1957. utáni anyag Szentesen és Debrecenben). Elfogadható-e az iktatott és iktatatlan ún. külön kezelt iratok különböző fondokba való elhelyezése? (Debrecen). Joggal vetődik fel a kérdés, vajon mit kell önálló fondképzőnek tekintenünk? A tanács egy osztályát, azaz egy kisebb szervezeti egységet vagy magát a tanácsot? A szentesi levéltár megoldási kísérlete A jelzett problémák megoldására 1981-ben kísérletképpen új módon rendeztük a Csongrádi városi Tanács anyagát. A rendezés előkészítésekor konzultáltunk a már említett levéltárak igazgatóin és munkatársain kívül dr. Szabó Ferenccel, levéltárunk szakfelügyelőjével és Kovács Bélával, a Heves megyei Levéltár igazgatójával is. Áttanulmányoztuk a tanácsi iratok rendezéséről a Levéltári Szemlében megjelent cikkeket, összegyűj-248