Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

Az 1950—56 közötti iratok kezelése a debreceni levéltárban a korabeli segédletek alapján történik, ezek azonban a mindennapi gyakorlatban, mint már utaltunk rá, nem minden esetben elegendők. A tanácsi iratok íendezése az elsők között történt meg a Nógrád megyei Levéltárban. A rendezés tapasztalatairól, a felvetődött problémákról és a megoldási kísérletekről Schneider Miklós számolt be a Levéltári Szemlében. Nógrád megyében ugyancsak a fondszerkesztési alapelvek alapján, osztályonként külön, önálló fondokba sorolták az anyagot. Az 1950—1956 közötti iratokhoz — mivel az iktatókartonok elvesztek — új, korszerű peremlyukkártyás segédletet készítettek. Eltérnek a megszokottól a tanácsi fondokról készített Nógrád megyei raktári jegyzékek is. Az 1950—1956 közötti iratoknál a raktári jegyzéken feltüntették az egyes rend-, illetve csoportszámon kezelt iratok tárgyát, ezzel nagy mértékben megkönnyítették az anyagban való tájékozódást.

8 Salgótarjánban is problémát okoz azonban a később együttesen kezelt tanácsi iratok rendezése, az újonnan bekerülő anyag elhelyezése. Valamivel kedvezőbb a helyzet a Szabolcs-Szatmár megyei Levéltárban. A megyei tanács ugyanis az átlagosnál lényegesen nagyobb figyelmet fordított mind a saját, mind az alsóbb szintű helyi tanácsok ügyvitelére, iratkezelésére. Az iratokat kezdettől fogva külön osztályonként kezelték, a rend- és csoportszámos iktatást a tapasztalatok szerint jól végezték. A folyamatosan bekerülő anyag levéltári feldolgozása, elhelyezése elvben tehát megoldható, de a fent említett nehézségekkel — raktári elhelyezés, az áttekintő raktári jegyzékek kiegészítése — itt is számolni kell.

9 A Csongrád megyei Levéltár Szentesi Fióklevéltárában két járás (Csongrád és Szentesi) a hozzájuk tartozó községek és két város (Csongrád és Szentes) tanácsának anyagát őrizzük. A tanácsi iratok kezelése levéltárunkban olyan, mint az a bizonyos állatorvosi ló, melyen minden betegség tanulmányozható. A községek anyagáról nem szólok, hiszen azok egy fondként való kezelése megoldott. A Szentes városi tanács 1950—1956 között keletkezett iratainak rendezése osztályonként önálló fondokba történt. Az anyaghoz alapleltárak készültek 1969-ben. Azóta a tanács több alkalommal és több részletben átadta az 1957—1965-ig keletkezett iratokat, ezek levéltári feldolgozására azonban még nem került sor. A rendezés előtt feltétlenül meg kell néznünk, hogy az egyes évek hiányainak (pl. osztályok hiányoznak) mi az oka — szervezeti változás, vagy egyszerűen elfelejtették átadni. Az ilyen jellegű problémák külön nehezítik az anyag rendezését. Az iratok selejtezését és átadását mind a városi, mind a járási tanácsoknál az igazgatási osztály irányította, a munka nagy részét a központi irattáros végezte. Az elkészült selejtezési és iratátadási jegyzőkönyvek gyakran évenként és nem osztályonként sorolják fel az anyagot. A jegyzőkönyveket így nem mindig lehet minden szükséges fonddossziéba elhelyezni, utalni kellene valamennyi fond nyilvántartási anyagában ezek hollétére. Ez növeli a levéltár adminisztrációját, a rendezések előkészítésekor időt vesz el a levéltárosoktól. Az 1960-as évek elején vettük át a Csongrádi városi tanács 1950—1956 közötti anyagát; majd a levéltárba kerültek 1980-ban az 1957-1961. évi, 1981-ben az 1962—1965-ig keletkezett iratok. A csongrádi anyag rendezése azonban elmaradt, az iratokat az eredeti irattári rendben kezeltük, mindössze a fondszámok kerültek fel az egyes raktári egységekre. 246