Rendezés

XXIII. Tanácsok - Komoróczy György: A tanácsi iratkezelés levéltári problémái. • 1963. [LSZ 1963/4. 49-74. p.]

- 61 -keletkezett: alispáni, polgármesteri, mezőgazdasági igazgatói vagy tanácselnöki, illetve tanácsi szakigazgatási hatáskörben, 3z a rendszer kísérlet volt a tárgyi alapon történő iratkezelésre, de az elvek helyességének elismerésével a gyakorlatban nem vált be, mint ahogyan ezt már részletesen kifejtette nem egy idevonatko:ó tanulmány. ^3 A Botár-féle közigazgatási számrendszer hiányosságait és ellentmondásait igyekezett Kijavítani és pótolni a 178/1951./IX.3o,/ M.T.sz. utasltással szabályozott ceoportszámos iratkezelési rendszer, amely egészen 1956,-lg élt a magyar közhivatalok legnagyobb részében. Ennek a rendszernek kezelési elve már nem tartotta fenn a korábbi állapotot, amely szerint több évre átmenőén kell egybefogni az iratokat hasonló tárgyban, hanem évenkint újranyitó és év végén záró kartonokat rendszeresített, tanát a tárgyi összefüggéseket csakis egyetlen esztendőre korlátozta az iratkezelés során. 5

* Különféle okok miatt ez a rendszer sem felelt meg az igényeknek e mindezek következtében az 1956 előtt keletkezett irattárak egészen siralmas, elkeserítő állapotba kerültek. Ennek előidéző okai között természetesen nemcsak az iratkezelés rendjében jelentkező hiányosságok szerepeltek, hanem rá kell mutatnunk azok szemléletéből adódó helytelen, szektás nézetekre, amelyek bürokratikus megnyilvánulást szimatoltak az Iratok gondos megőrzésének és nyilvántartásának szándéka mögött. A bürokratizmus káros értelmezését most sokan érzik éppen ^zok közül, akik akkor kezdeményezői voltak ennek a nézetnek, mert nem találják meg pl,saját szolgálati idejük igazolását és szakképesítésük esetleg megvolt okmányait. Az államigazgatás továbbképző tevékenységének, a népgazdaság általános fejlődésének, a felvilágosító és nevelőmunka sokirányú kibontakozásának s nem utolsó sorban a szakképzettség fokozódásának egyik következménye abban is megmutatkozott, hogy 1956 óta az irattárak állapotában változások következtek be, még pedig nagyon előnyös változások, melyek a jövő munkájához szép Ígéretet nyújtanak. A változásoknak egyik mozzanataként kell megemlítenünk a mindenki előtt ismert lo58A956,/VI,28./ M.T.sz. határozatot, amely un. minta ügyiratkezelési szabályzatot adott ki a tanácsok vb.-i részére; ez alapot adott arra, hogy a fővárosi, megyei és megyei jogú városi tanácsok az alsóbb igazgatási szervek számára hasonló mintaszabályzatot fogalmazzanak és az Ügykezelést annak megfelelően szabályozzák. E mintaszabályzat "alszámokra tagozódó sorszámos rendszer" elveire épült, egyúttal előírva, hogy az ügyiratkezelés az addigi osztálytagolódás helyett központi legyen, u szervezeti egységekre támaszkodó osztott nyilvántartás melleit, fenntartott számokkal. ^5

E rendszerben a kezdőirat mindenkor az első Ízben megnyitott ügyirat, azonos tárgyban, A levéltárosok álláspontja az iratkezelés kérdésében az volt, hogy "mindenütt központi irattárat kell létesíteni" és egy határozott személyt kell irattárosnak kijelölni, akit nem lehet időszakosan váltogatni. Maga az 1-ratkezelés lehet változatos, nem föltétlenül szükséges az, hogy minden hivatalban azonos rendszer érvényesüljön egységes, országos séma alapján, A helyi és szakágazati differenciáltság fenntartására meg kell adni a lehetőséget, mintahogyan ez meg Is van akár pl, a tervdokumentációnál, akár a háztörzskönyvek esetében.