Rendezés

XXIII. Tanácsok - Komoróczy György: A tanácsi iratkezelés levéltári problémái. • 1963. [LSZ 1963/4. 49-74. p.]

- 6o -rült tanácsi iratokat felállítani, kezelni s hogyan javithatók igy azok a hibák, amelyeket a tanácsi ügyiratkezelés során még az iratok irattári állapotában egves irattárosok elkövettek. Ebből a szempontból tudnunk kell azt a vitathatatlan tényt, amelyet még sokan nem tesznek magukévá a levéltárosok körében, hogy a levéltáraknak felelősségük van az irattárak ügyében is annak ellenére, hogy az eddigi Jogszabályok az ellenőrzési kötelezettséget nem Írják elő és tételesen még az ellenőrzési Jogot sem biztositják, csupán annak lehetőségét. Régi igazság az, hogy "a levéltárak egyik feladata az iktatórendszerek tanulmányozása, ...miután a ma irattárából fejlődik ki a holnap le-29 véltára." Szellemes az a Babirák Bélától származó megállapitás is, hogy "valamely intézmény memóriáját tulajdonképpen az irattárak alkotják". ^° Ezek a gondolatok az élet aggódását és az ügyviteli iratokban rejlő értékek megmentésére irányuló szándékot juttatják kifejezésre. S ez az aggódás mo már nemcsak a levéltárosok körében jelentkezik, hanem a gyakorlati élet államigazgatási szakemberei részéről is mind erőteljesebben mutatkozik meg. Részükről merült fel az a követelés, hogy az Ügyiratkezelés! munkát jól meg kell szervezni, mert annak kiépítése "nem hátráltatja, hanem nagy mértékben elősegíti a gyors ügyintézést és nélkülözhetetlen szerepet tölt be - ha megfelelően használják fel - a hivatalvezetés belső ellenőrzési munkájában is." Vágó éppen a gyakorlati tapasztalatok alapján fejtette ki, hogy a hanyag iratkezelés mily károsan jelentkezik a szocialista törvényesééig elveinek alkalmazásánál, amikor az iratok elvesztése, megrongálódása, megsemmisítése folytán nem. lehet egy ügyet a jogszabályok szellemében elintézni. E-mellett aláhúzza ugyanő azt a tényt, hogy "az ügyiratkezelő szervek az ügylnté zők szolgáltató szervei", tehát a helyes iratkezelés magának a munkafolyamatnak megkönnyítését szolgálja és az ügyintézésben a következetességet, határo-32 zottságot biztosítja. •** — Mindezek után, különösebb érvelés nélkül is, világossá lehet mindenki előtt, hogy a levéltárnak az ügymeneten túlmenően nélkülözhetetlen érdeke az irattári anyag kezelésének figyelemmel kisérése, hiszen a jelenben hanyagul kezelt irattár a jövőben széteső levéltár állapotába kerülhet és a népgazdaság mily nagy energia-veszteséggel tud rekonstruálni egy-egy széthulló irattárat, ha az állami munka ellátásának érdekében rendezni kivánja az anyagot• A tanácsi iratkezelés kezdetben, mint ismeretes, a közigazgatási számrendszer alapján tartotta nyilván az ügyiratokat. A szakirodalomból ismeretes az is, hogy a közigazgatási szárarendszer elvi kiindulópontja nálunk a 69/194tH#M.T.sz. határozat volt, amely már 1948 dec. 1-től kívánta volna általánossá tenni az uj nyilvántartási rendszert. E rendelet után született meg a 341/1949.M«T.sz. határozat, amely 1949. jul. %

17-én látott napvilágot. Ez utóbbi alapján 1949 október - általában - 5-től kezdődően beszélhetünk Magyarországon a legtöbb helyen alkalmazott közigazgatási számrendszerről, A közigazgatási számrendszer 1949. október óta együtt tartotta az iratokat 1951 decemberéig, magának a számrendszernek megszüntetéséig. De ha az 1949. évet önállóan lezárta, 195o. január 1. és 1951* december 31. közötti időben egyetlen összefüggő kartonon fogta egybe a tárgyilag egybetartozó iratanyagot függetlenül attól r hogy a?, melyik fondképző működése során