LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.4 A raktári jegyzék születése
12 b) külön -külön az egyazon r aktári egységbe esetleg összefogott valamennyi levéltári egység (tétel stb.) címe; c) a raktári egységbe foglalt levéltári egységek kezdő és záró jelzete, valamint — ha a jelzet nem tartalmazza — a rájuk jellemző időadat.” A lakonikus jogi megfogalmazásból láthatjuk, hogy a korábbi tendenciát folytatva itt is a raktári egységekre fűzik fel a raktári jegyzék szerkezetét. A raktári egységek elsőbbsége látszik érvényesülni, dacára annak, hogy ekkor már ismert volt Sashegyi Oszkár cikke a raktári jegyzékről, amelyben a raktári egységek és a levéltári egységek párhuzamos, egyenrangú haladását mutatta be. Egy jogi szabályozásnak természetesen kellőképpen tömörnek kell lennie, nem fér bele a részletek bemutatása, ugyanakkor így jobban kiütköznek a hangsúlyok is. A LÜSZ raktári jegyzéke a raktári egységekben elhelyezett levéltári egységek leírásáról csupán annyit mond, az ideális sorrendben kell őket felsorolni. Összességében túlságosan leegyszerűsítettnek tűnik a jogszabályban rögzített leírás. Mintha a korábban több hivatkozott szakcikkben is bemutatott két különböző típusú iratsorozatnak a különböző módon való jegyzékelési módja itt összemosódna. Csak az egyszerűbb szerkezetű, nem tárgyilag rendezett iratok leírásának elemei köszönnek vissza: a levéltári egység címe, a raktári egységbe foglalt levéltári egységek kezdő és záró jelzete, valamint kora. A tárgyilag tagolódó iratok konspektus jellegű leírása nem fedezhető fel a LÜSZ szövegében. Furcsa még, hogy bár az ismertetett szakmai anyagok fond, illetve állag szintjén „készíttetik” a raktári jegyzéket, a LÜSZ csak a fondonként készítendő raktári jegyzéket említi. A jogszabály előnyére írandó, hogy a többszintű leírási módot viszont tartalmazza. A szabályzat új fogalomként megemlíti még az ideiglenes raktári jegyzéket és a darabjegyzéket. Az ideiglenes raktári jegyzéket a rendezettség alacsonyabb szintje különbözteti meg a raktári jegyzéktől. Szerkezete hasonlatos, pusztán a tárgyi egységekről közölt adatok szegényesebbek a raktári jegyzékben előfordulóknál. A darabjegyzék a legkisebb tárgyi egység alatti szint, az egyes ügyiratok leírására szolgál, adattartalma speciális, igazodik az adott iratanyaghoz. Érdekes módon az áttekintő raktári jegyzék fogalma nem került bele a LÜSZ-be. A segédletkészítési bizottság még a nagy jogszabályalkotást megelőzően befejezte működését, de a bizottság egyik volt tagja, Sashegyi Oszkár 1970-ben a Levéltári Szemlében az áttekintő raktári jegyzék tervezetéről írt cikket jelentetett meg25. Már a cikk címe is újdonságot hozott, az áttekintő jelzőt helyezte a raktári jegyzék elé. Az áttekintő raktári jegyzék szintetikus, a legkisebb tárgyi egységeken belülre nem hatoló, középszintű segédlet, amelynek rendeltetését a szerző kettősnek tekinti: nyilvántartó és tájékoztató is egyben. A raktári jegyzék komplexitásának alapja a csomójegyzék (a szerző egyszerű raktári jegyzéknek hívja) és a konspektus összeolvasztása. A korábbi tendenciát megtörve a jegyzék szerkezetében a konkordancia érvényesül a raktári egységek és a levéltári egységek között, tehát a raktári jegyzéknek azt kell bemutatnia, hogy az iratanyag külsőfizikai és belső-tartalmi tagolódása hogyan felel meg egymásnak. Ezzel Sashegyi Oszkár felfogása szerint a levéltári egységek szerepe a jegyzék felépítésében minimálisan egy szintre kerül a raktári egységgel. Bár a raktári egységek sorrendjében halad a jegyzék, de a törzsegység vertikális tagolódásának, tehát a levéltári anyag többszintűségének26 a megjelenítésével végül a levéltári egységek leírására helyeződik át a hangsúly. Az áttekintő jellegét elsődlegesen a törzsegység általános, szöveges ismertetése adja, amely más, a magasabb szintű levéltári egységre vonatkozó adatokkal együtt a raktári jegyzék elejére került, ezeket Sashegyi Oszkár általános adatoknak nevezte el. A tulajdonképpeni jegyzékrész a speciális adatok elnevezést kapta, miután ezek az adatok csupán az egyes legkisebb raktári vagy tárgyi egységekre vonatkoznak, azokra egyedileg, speciálisan jellemző adatok. 25 Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. In: Levéltári Szemle 20 (1970) 2. szám, 262–273. 26 A többszintűség abból ered, hogy a raktári jegyzék fond, vagy állagos fond esetén állag szintjén készül. Tehát az állagon belül található sorozatok, alsorozatok, tételek egymáshoz való viszonyulásának bemutatása eredményezi egyes jegyzékekben a többszintű megjelenést.
