LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.3 A raktári jegyzék megalapozása
10 raktárterem, az állvány és a legkisebb raktári egység azonosító, jelölő elemei. Ugyanakkor a legkisebb egység, az iratokat közvetlenül magába foglaló tárolóegységek, a raktári egységek jelzete nem egészen konzekvensen hol a raktári, hol a nagyobb levéltári egységen belüli helyét jelezte egy-egy iratcsomónak, kötetnek22. Ezért a szerző a raktári jelzetet kettéválasztva bevezette a helyrajzi (topográfiai) jelzet és az önálló raktári jelzet egymástól elkülönülő fogalmait. Így a legkisebb raktári egységre szűkített raktári jelzet már nem az iratanyag helymeghatározásához kötődött elsődlegesen, hanem sokkal inkább a levéltári anyag elvi tagozódásához közelített. Megvolt a gyakorlati oka ennek a változtatásnak, hiszen az iratoknak egyik polcról a másik polcra, egyik raktárból a másik raktárba való áthelyezésekor a helyváltozás nyilvántartása könnyebb volt úgy, ha a raktári jelzet nem a pontos, fizikailag körülhatárolható raktári helyet jelöli. A raktári egység jelzete függetlenedett a raktári helytől, könnyebben mobilizálhatóvá vált hát a levéltári anyag nyilvántartásának szempontjából is. Ez a fogalmi elhatárolás a raktári jegyzék szerkezetére komoly hatással volt a későbbiekben azáltal, hogy a raktári egységek jelzete az irategységek levéltárbeli helyét jelző levéltári jelzetekkel került közelebbi kapcsolatba. A mű második részében Ember Győző sorra veszi a segédletek egyes típusait. Ezek között pedig már önálló műfajként megtalálhatjuk a raktári jegyzéket is a közepes szintű levéltári segédletek sorában. A raktári jegyzék mellé ebbe a csoportba még a konspektus és a repertórium került. A csomójegyzék raktári jegyzékre átkeresztelésének legfőbb indoka az volt, hogy a csomójegyzék elnevezése egyértelműen az egyik típusú legkisebb raktári egységre utal, ugyanakkor a csomójegyzék tartalmazhatja a többi típusú legkisebb raktári egységet is: köteteket, dobozokat, tékákat. Ember Győző a raktári jegyzék elsődleges céljának a levéltári anyag biztonságos őrzését tartotta, ezzel a nyilvántartási jellegű segédletek közé sorolta. A raktári egységekben elhelyezett iratok levéltári jelzeteivel kapcsolatban megállapítja, hogy a raktári jegyzék szintetikus volta miatt nem kell feltüntetni a jegyzékben a teljes mélységű levéltári jelzetet. Azaz elegendő a raktári egységben foglalt legkisebb és legnagyobb jelzetet megadni, ha közte vannak hiányzó jelzetek, iratok, ezt a raktári jegyzék nem kell, hogy tartalmazza. Ez a megoldás a későbbiekben teljes polgárjogot nyert, az 1971-es raktári jegyzék munkautasításban is ez köszön vissza. Gyakorlati szempontból logikus megoldás volt, hátránya az esetleges félretájékoztatás mellett (azt gondolhatja a kutató, hogy a számkontingensbe eső minden irat megtalálható az anyagban), hogy a raktári egység–levéltári egység kapcsolatot tovább erősítette. A terjedelmi adatok megadására a később általánossá váló két fajta számítási módot fogalmazta meg Ember Győző. Egyrészt az iratfolyóméterben mért terjedelmet elégségesnek gondolta a nagyobb levéltári egységek (állag, fond) szintjén megadni. Emellett célszerűnek tartotta a raktári egységek számát fajtánként is részletezni. A mű a raktári jegyzék formai kérdéseit nem taglalta azon túl, hogy a jegyzék szerkezete a levéltári anyag tényleges rendszerével egyezzen meg, és ívformában készüljön. A levéltári szakmai problémák hatékonyabb megoldására a LOK helyébe lépett Levéltári Osztály 1958 -ban létrehozta a Levéltári Módszertani Kollégiumot. A Módszertani Kollégium keretében 1960-tól működő bizottságok egyike volt a segédletkészítési bizottság. A Wellmann Imre által vezetett bizottságnak fő feladata az egységes rendszerű segédletek elkészítését elősegítő munkautasítások kidolgozása volt. A segédletkészítési bizottság 1961-ben tette közzé tervezetét a levéltári leltár munkautasításáról 23 . Az újabb segédletnév -változat mögött valójában a raktári jegyzék formai és tartalmi elemeinek részletes leírása rejlik. A rendezési munkák eredményeképpen létrejövő segédletnek tekinti a levéltári leltárat, amelynek létrehozásához részletes gyakorlati útmutatással is szolgál. A „ raktári jegyzék ” elsődleges feladata továbbra is az „hogy az iratanyag számbavétele után annak épségben való megőrzését szolgálja”, de az utasítás már kiemeli azt is, hogy a tárgyilag tagolódó fondok esetében ez a segédlet a kutatáshoz is segítséget nyújthat . Másrészről é rzékelhetően tovább erősödött a raktári egységekhez kötött jegyzékkészítési elv. „A leltár számbavételi egysége általában a raktári egység. ... A leltár szerint általában lemegy az egyes raktári egységekig /csomókig, kötetekig stb./, de ennél mélyebbre: raktári egységen /csomón stb./ belüli kisebb tárolási vagy tárgyi egységekig nem hatol.” 22 Ilyen példákat említ: 11. sz. raktárterem 1001. sz. raktári egysége; vagy: helytartótanácsi levéltár, helytartótanács regisztratúrája 101. sz. raktári egysége. 23 A levéltári leltár munkautasításának tervezete. 1961. március 18. [A segédletkészítési bizottság nevében Wellmann Imre] http://www.archivportal.arcanum.hu/korpusz/a100526.htm?v=pdf&a=pdfdata&id=3d67&pg=0&l=hun
