LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.2 Segédletkészítés a raktári jegyzék előtt
7 több is elhelyezkedhet), fond, állagcsoport6, állag. A fondon és/vagy az állagon belül további szinteket szoktunk kialakítani. Ezek lehetnek: fősorozat, sorozat, alsorozat, tétel (tárgyi egység, kútfő), ügyirat, ügyiratdarab. A levéltárakban őrzött nagy mennyiségű iratállományban való tájékozódáshoz úgynevezett segédleteket használunk. A segédletek egyrészt a levéltári iratanyag nyilvántartására, biztonságos megőrzésére szolgálnak, másrészt a tájékoztató funkciót, valamint az iratok feltárását, kutathatóvá tételét segítik. Vannak olyan segédletek, amelyek a levéltárba kerülést megelőzően készülnek az iratképző szervek napi munkája során, ezeket ügyviteli segédleteknek nevezzük. Ilyenek például az iktatókönyvek, a lajstromkönyvek, a betűsoros személynév-, helynév- és tárgymutatókönyvek. Az ügyviteli segédletek az iratanyaggal együtt kerülnek levéltárba, majd a rendezési-feldolgozási munkák lezárulta után is a hozzájuk tartozó iratok mellett maradnak. A levéltárban folyó feldolgozó munka során további segédletek jönnek létre, amelyeket összefoglalóan levéltári segédleteknek nevezünk. A segédletkészítés a levéltári munkák közül az egyik legalapvetőbb és legfontosabb tevékenység. A 20. század második felében a papíralapon készült segédleteknek külön rendszere alakult ki, valamint különböző szempontok szerint csoportosították is őket, ezzel határozva meg jellemzőiket. Témánk szempontjából a levéltári segédletek készítésének célja szerinti csoportosítás érdemel figyelmet. A biztonságos megőrzést szolgáló nyilvántartási célú segédletek belső használatra készültek, a kutatók tájékoztatására készült nyilvános segédleteket tájékoztatási segédleteknek nevezték el. Ez a felosztás az integrált elektronikus rendszerek bevezetésének korában gyakorlatilag értelmetlenné válik. Az adatokhoz való hozzáférést az interneten keresztül is elérhető levéltári adatbázisok jogosultságainak beállításával lehet szabályozni, így manapság már nincs szükség külön nyilvántartási és tájékoztatási célú segédletekre. A levéltári segédletek készítésekor követett módszerek szerinti osztályozás szerint a szintetikus segédletek összefoglaló adatokat, míg az analitikus segédletek részletes ismertetést nyújtanak a leírt levéltári egységről. Lényeges szempont a segédletek készítésekor, hogy milyen szintig tárjuk fel az iratanyagot. Eszerint beszélhetünk alapszintű, középszintű és darabszintű segédletekről. A minősítés attól függ, hogy a segédletben milyen szintűnek minősülő levéltári egységek kerülnek leírásra. A legismertebb alapszintű segédlet például a nagyközönség számára is könnyen elérhető fond- és állagjegyzék, amely egy levéltár teljes anyagáról nyújt szintetikus áttekintést. További alapszintű segédletek még az egy levéltár teljes anyagáról készített levéltári kalauz, levéltári útmutató vagy levéltárismertető, az 1950-es években a fondok, állagok szintjén készített szintetikus jellegű alapleltárak vagy a 2000-es években nemzetközi minták után készülő fondismertetők. Középszintű segédletnek számít a tanulmányunk középpontjában álló raktári jegyzék és a repertórium, miután ezek a fond, illetve állag alatti szintek szintetikus módon történő, egységenkénti leírását valósítják meg. A darabszintű segédletek az egyes iratok jegyzékelése, leírása alkalmával készülnek. Gyakrabban előforduló speciális darabjegyzék a lajstrom, a különböző típusú mutatók, de idesoroljuk az analitikus módszerrel készülő regeszta műfaját is. A számítógép használatának elterjedése új lehetőségeket nyitott a levéltárosok számára darabszintű leírások készítésére. Így levéltárainkban leggyakrabban a darabszintű leírást igénylő iratanyagokhoz készülnek egyedi számítógépes adatbázisok, amelyekben az egyes iratok digitalizált képéhez kapcsolódó metaadatokká transzformálódik a korábbi papíralapú segédletek tartalma. 2.2 SEGÉDLETKÉSZÍTÉS A RAKTÁRI JEGYZÉK ELŐTT A raktári jegyzék elnevezés alkalmazására Ember Győző az 1958-ban megjelent, a levéltári segédletek készítése terén mérföldkőnek tekintett munkájában tett először javaslatot7. A raktári jegyzék kialakulásának gyökereit az 1950-es évek elején megindult leltárazási munkafolyamatok környékén kell keresnünk. Ezt követően mintegy két évtized alatt kristályosodtak ki e levéltári segédlettípus elméleti alapjai és a gyakorlati megvalósítás részletei. A magyar levéltárakban őrzött iratállomány feltártságának mértéke a 2. világháború után sok kívánnivalót 6 Csak a Magyar Országos Levéltárban használt szint. 7 Ember Győző: A levéltári segédletek. Magyar Országos Levéltár Kiadványai IV. Levéltár és Történeti Segédtudományok 1. Akadémiai Kiadó, Budapest, 1958. 66–68.
