LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Gyarapodási és fogyatéki napló vezetésének tapasztalatai, rovatok újbóli megállapítása. • 1953.09.18 [13-07-85/1953 LOK = MOL XIX-I-18-a]
A levéltári gyarapodási és fogyatéki napló vezetését 1950. december 29-én kelt l6l0-L15-llA950.L0K.sz. utasításomban rendeltem el. Ugyanitt intézkedtem a naplók rovatai felől is. 1953. április 16-án kelt 13-07-2lA953.LOK.sz. utasításomnak megfelelően a levéltárak folyamatosan felküldték ellenőrzés és nyilvántartási feldolgozás céljából gyarapodási naplóikat. A felküldött naplókat egyenként is véleményeztem és utaltam az azokban található íísgjelentősebb szabálytalanságokra. Szükségesnek látom azonban a tapasztalatok összefoglalását,is márcsak azért is, mert az átnézett naplók alapján meg kellett állapitanom, hogy a* napló-rovatokat a levéltárak többségé helytelenül értelmezte, ihletve a rovatok bizonyos átalakításra szorulnak. I. Általánosságban le kell szögeznem, hogy a gyarapodási és fogyaték napló hivatalos 'okmány. melynek szabályszerű kezelése, illetve vezetése axisiAiáárxsxsiá /vezetésének ellenőrzése/ a levéltárvezető kötelessége. A naplónak bekötött kötetnek kell lennie, számozott lapokkal, az egyes rovatokat olyasba tó" iiá ssal és azonnal a beszállítás után kell kitölteni.Súlyos-hiba, na a napló lapjai eltávolithatóak, vagy ha a napló vezetésében a levéltárvezető nem követi a fenti szabályokat. A napló okmány voltából természetesen következik, hogy a lehetőséghez mérten annak minden rovatát ki kell tölteni. Tehat a vonatkozó ügyiratszámot is 'fel kell tüntetni. Az évkört legalábbis hozzávetőlegesen min^ en esetben közölni kell. Av.A napié egyes rovatainak kitöltése során az egyes levéltárak különböző módszert követtek és többé-kevésító általánosan ishasznaiüatő kiégészitéseket is rendszeresítettek. A legnagyobb eltérés az "iratsorozat neve" rovat vezetésénél mutatkozik. Egyes levéltárak szinte már az alapleltárat megközelítő részletességgel sorolták fel a beszállított anyagban lévő egyes iratsorozatokat , mások viszont semmitmondó rövidséggel intézték el ezt a fontos rovatot. A továbbiak során arra kell törekedni, hogy' a két véglet közötti középuton járjunk ,é rovat'kitöltése alkalmával. IT ~ 1 - *-• J J3 - _ ”1 * ' f 1 * / . . - - , ... . . / .
