LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Tervezet az állami levéltárakban vezetett nyilvántartások egyszerűsítésére és egységesítésére. • 1954.11.29 [13-07-33/1954 LOK]
T fí V G 3 g t az Állami levált;árakban vezetett nyilvántartások egyszerűsítésére és egységesítésére. Az Állami Levéltárakban vezetett nyilvántartások 3 csoportra oszthatók: 1/ Az iratanyag nyilvántartása* 2/ Az iratanyag felhasználásával kapcsolatos nyilvántartásoké 3/ Munkarenddel kapcsolatos nyilvántartások; Az iratanyag nyilvánt artása, A/ II^M j.iyántartási lap., A még kintlévő iratanyag nyilvántartására szolgál. Felhasználásának és kitöltésének módját a LOK már korábban szabályozta., b/ Iratgyarapodási na pló c Nyomtatvány mintája mellékelve s o/ ATapleltár< /megjegyzés rovata kibővüli a jövőben ugyanis Id~e fel* kell jegyezni az iratanyag levéltárba kerülésének pontos idejét7 beszállításának körülményeit és iratanyag állapotával kapcsolatos ásarává teleket9 A jövőben a leltározást végző személy az alapleltárt aláiráásával látja el, A liváltárveze tő a leltárakra ráirja a leltározás dátumát és a leltárlapot aláirásával és a levéltár körbélyegző jáve 1 látja öl, Leltári pótlapok, A jövőben az állag-, ban történt minden változást pótlapon kell a leltárlaphoz csatolni o A pótlapra fel kell irni a leltári tételszámot /törve abc soron következő betűivel/ ás az állag cimét. Ezután következik a változást szenvedett rovat kiegészítése3 módosítása,. A pótlapot ugyanúgy el kell látni aláírással, keltezéssel és bélyegzővel mint az alapleltárlapot, d/ Levél tár i anyag tör zskön yve, A már alapleltározott iratanyag áttekinthető es á biztonsági célokat elsősorban szolgáló eszköze,. Rovatai a következők: 1/ alapleltár tételszám,, 2/ az állag cime, 3/ folyószám, 4-/ alaplelt ári pótlapok, 3/ az állag évköráben történt változások^ 6/ az állag mennyiségében történt változások, 7/ a bejegyző dátuma és a bejegyző kézjegye, 8/ megjegyzések, A törzskönyv kitöltésére és vezetésére vonatkozóan a következő szempontok az irányadóké A törzskönyvet az 1933 január 1-i, illetve az alapleltárak revíziója végrehajtása utáni állapotnak megfelelően kell felfektetnie Ekkor irjuk be az alapleltári tételszámot, az állag cimét és az első folyókámnak megfelelő rovatokat is ekkor töltjük ki as akkori alapleltári állapotnak megfelelően. Tehát az "Alapleltari pótlapok" rovatba beírjuk az addig készült pótlapok jelzetét^ Az "Állag évköre" cimü rovatba az iratanyag évkorát,, A "Mennyiségű változás" cimü rovat terjedelem alrovatába az állag terjedelmét,,
