LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 35-56.
49 2019/3. A fond- és állagszint leírása és az ügyiratszinten releváns adatok szabványos adatbázisba rendezése mellett a kettő között elhelyezkedő raktári jegyzékek rögzítése szabványosítás nélkül történt meg a Registrumot kiegészítő raktári jegyzék programban. Egyszerű adatbevitelt végezve, a papír alapú jegyzékek szerkezetét másolták le, mint ahogyan a szövegszerkesztővel készült raktári jegyzékek esetében is történt. 34 A raktári jegyzék a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendeletben to vábbra is a levéltári anyagról vezetett nyilvántartások között szerepel. Ekkor rögzítették először jogszabályban az áttekintő raktári jegyzék fogalmát és jellemzőit. Valamint a korábbról már ismertetett adattartalmú raktári jegyzék és az ideiglenes raktári jegy zék került be a rendeletbe. Egyetlen adatelem kopott ki az idők során az általános ada tok közül: a raktári hely (épület, raktár, polc) megjelölése.35 Nem véletlenül történt így, hiszen a praktikusabb raktári topográfia külön nyilvántartási segédlettípusként egyre több levéltárban tűnt fel, és egyre inkább elektronikus formában. A rendelet kimondja azt is, hogy „az áttekintő raktári jegyzék, a raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni”. Visszautalva itt az előbbi gondolatra a számítógép-írógép párhuzamra, ez a rendelkezés megerősítette azt a felfogást, hogy a raktári jegyzékeknek elég a képét a számítógépen reprodukálni, legalábbis – úgy vélem – nem ösztönözte arra a levéltárosokat, hogy a számítástechnika adta lehetőségeket jobban kihasználják. Természetesen a realitásokról sem szabad megfeledkeznünk; a levéltárak többségének számítógépparkjai – különösen vidéken – még nagyon alacsony színvonalon álltak, sem a technikai, sem a személyi feltételek (informatikus alkalmazása, levéltárosok számítástechnikai ismeretei) nem tették lehetővé a raktári jegyzékek adatbázisba szervezésén való gondolkodást. 36 A Veszprém Megyei Levéltár számára óriási lépést jelentett, hogy 2005 végén egy állami támogatással felújított épületbe költözhetett.37 A beruházás egyik legnagyobb eredménye volt, hogy egy korszerű számítógépes hálózatot kaptunk. Minden kolléga asztalára saját személyi számítógép került új távlatokat nyitva a levéltári munkában. Veszprémben 2007–2008 táján merült fel az igény az elektronikusan előállított raktári jegyzék házi reformjára. A dilemmánk az volt, hogy adatbázist építsünk vagy a Microsoft Office irodai programcsomagban általánosan elérhető, és egyre inkább általunk is megismert és használatba vett Excel programra alapozzunk. Úgy láttuk, 34 Dr. Sipos András főosztályvezető (Budapest Főváros Levéltára) szíves közlése. 35 A megrendezett, elvileg végleges állapotú levéltári egységeket tartalmazó raktári jegyzék leggyakrabban változó eleme a raktári elhelyezés lehet, ami nem kedvez a jegyzék kezelésének, hiszen elvileg újra kellett volna gépelni változás esetén, ami a számítógép nélküli korszakban mindenképpen problémás volt. A veszprémi jegyzékeken is érzékelhetően elmaradt az idők során a raktári hely megjelölése. 36 Vö.: Künstler, 2005: 4–5. 37 A levéltári anyag költöztetésre való előkészítésében nagy segítségünkre volt a BFL Registrum programjának használata és a BFL-es kollégákkal a program átvétele kapcsán végzett konzultációk, valamint a Pest Megyei Levéltár költözési tapasztalatairól az ottani kollégákkal folytatott eszmecsere. A raktári jegyzék metamorfózisa
