LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 10 Összefoglalás
68 10 ÖSSZEFOGLALÁS Tanulmányunk első részében megvizsgáltuk a raktári jegyzék szerepét a magyar levéltári gyakorlatban. Végigkövettük a raktári jegyzék kialakulását, fejlődését a kezdetektől, elemeztük szerkezetének változásait. Tettük ezt azért, mert meggyőződésünk, hogy az előzmények alapos ismerete nélkül nem lehet olyan digitális modellt építeni, amely a szükséges módon és mértékben alkalmas a raktári jegyzék funkcióinak jövőbeni ellátására. Úgy véljük, minden problémája ellenére biztosítani kell e segédlettípusnak a kontinuitást, és a benne foglalt levéltári tartalmak zökkenőmentes átvitelét elektronikus formába. Azért sem lenne célszerű gyökeresen elszakadni a raktári jegyzék struktúrájától, mert levéltárainkban rengeteg kész raktári jegyzék vár arra, hogy digitális formában is elérhetővé váljon. Tény, hogy a fond- és állagszint alatti levéltári egységekről készült jegyzékek tartalmát akár – a nemzetközi szabványnak teljes mértékben megfelelő – levéltári leírással is leírhatjuk. Egyrészt azonban a napi gyakorlat azt mutatja, hogy a gyors tájékoztatásban, az iratanyagok mielőbbi megtalálásában, kiemelésében a raktári jegyzékek jó szolgálatot tesznek. Másrészt hosszú évek fognak eltelni még addig, mire a levéltárosok a levéltári leírásokat mindazon iratanyagokról elkészítik, amelyekről a raktári jegyzékek már jelenleg is rendelkezésre állnak. Így a vizsgálódásaink alapján arra jutottunk, hogy jelenleg ésszerűbbnek tűnik a raktári jegyzékek digitális alakváltozását minél fejlettebb formában megvalósítani, mintsem teljesen átalakítani azokat valamilyen új típusú segédletté. A tanulmány második részében megmutattuk a leírásra felhasználható alternatív informatikai technológiákat és megindokoltuk, hogy miért az XML alapú leírás jelenti a legbiztosabb formátumot a raktári jegyzék számára. Az XML adatleíró nyelvre építve olyan komplex technológia áll rendelkezésre, amely platformfüggetlen, valamint rendkívüli rugalmasság és bővíthetőség jellemzi. További előnye, hogy szerényebb informatikai ismeretekkel rendelkezők is átláthatják és akár alkalmazhatják is, hiszen számos ingyenes, az interneten elérhető alkalmazás épül az XML technológiára. Mindamellett különösen érdekes egy levéltáros számára, hogy az XML meglehetősen sok hasonlóságot mutat a levéltártan rendszerelméletével. A tanulmány harmadik részében tartalmi, szerkezeti és szabvány szempontú elemzést végeztünk. Majd erre alapozva létrehoztuk a raktári jegyzék logikai modelljét, és erre definiáltuk az adatmodellt leíró sémát. A séma alapján létrehozható a megújított tartalmú és szerkezetű raktári jegyzék (vagy raktári nyilvántartás). Úgy véljük, hogy megoldottuk a raktári egységek és levéltári egységek logikai kapcsolatának dilemmáját, hiszen adatmodellünkben a tárolási egység már nem képezi a jegyzék „gerincét”. Megfordítottuk a fontossági sorrendet, a levéltári egységek hierarchikus elrendezésére és ennek leírására épül a modell, és a levéltári egységekhez rendelődik hozzá attribútumként a raktári egység információ. Elemeztük a raktári jegyzék jövőbeli helyét a digitális levéltári környezetben, amihez felhasználtuk a Veszprém Megyei Levéltár és a Pannon Egyetem együttműködése során tervezett komplex dokumentumkezelő rendszerrel végzett kísérleteinket. Felvázoltuk a raktári jegyzékkel kapcsolatos munkavégzés számunkra optimálisnak tűnő útját. Majd javaslatot tettünk a raktári jegyzék feldolgozásának munkafolyamat támogatására, és bemutattunk egy lehetséges web alapú rendszert, amely a napi feldolgozást szervezi. A tanulmányunkban leírtakra alapozva javaslatunk a levéltáros szakma számára a következő. Úgy látjuk, hogy a raktári jegyzékek létrehozásában, megjelenítésében és kezelésében az XML adatleíró nyelvre épülő technológia és séma alkalmazása, valamint az erre való áttérés hosszútávon a levéltárak érdekeit szolgálja. Azonban ebben a szakmai közösségnek konszenzusra kell jutnia, el kell dönteni, hogy kívánnak-e a levéltárak ebbe az irányba egységesen elmozdulni. Részünkről ez nem egy kész, végleges megoldás, csak az első javaslat. A levéltáros szakmának meg kellene vizsgálnia a javaslat életképességét, szükségességét, előnyeit és hátrányait. Ha a döntés pozitív, vagyis ez a modell (vagy egy hasonló alapokon álló) érdemes a fejlesztésre, és széles körben elfogadtatható, akkor lehet egy végleges szabványos leírási modellt létrehozni, és ez alapján akár egy teljes dokumentumkezelő rendszert is kialakítani. Ha végleges modell és szilárd levéltári és informatikai szabvány áll majd rendelkezésre, akkor érdemes mélyreható elemzést végezni a meglévő papíralapú és elektronikus
