LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 9 Raktári jegyzékek kezelésének munkafolyamat támogatása

64  tanácsi jegyzőkönyvek  tanácsi segédletek  telekkönyvi iratok  tervdokumentáció  vállalati iratok  földhivatali iratok  földnyilvántartási iratok  kéziratos dolgozatok gyűjteménye  polgármesteri iratok A rendszer véleményünk szerint képes befogadni a darabszintű jegyzékek jelentős részét is, ehhez a tárgyi egység szint alatt el kell helyezni egy újabb szintet, az ügyiratok szintjét. Példák ilyen jegyzéktípusokra:  tematikai elenchusok  építési ügyek lajstroma  községek és községi tanácsok iratainak lajstroma  bűnügyi lajstrom  névmutatók  regeszták Mivel az XML egy bővíthető adatmodell leíró nyelv, a raktári jegyzék modellből is készíthetők további jegyzék típusok, vagyis sémák. Ezek elkészítése során felhasználhatjuk az alap raktári jegyzék séma különböző elemtípusait, szükség esetén azokat kiegészítve új adatelemekkel, új – ún. származtatott – típusokat hozhatunk létre az egyes specifikus jegyzékek leírására. Ennek a részleteibe itt most nem megyünk bele, ennek részletes kidolgozása egy következő tervezési szakasz feladata lehet. 9 RAKTÁRI JEGYZÉK

EK

KEZELÉSÉNEK MUNKAFOL

YAMAT TÁMOGATÁSA

A 2.6 alfejezetben bemutattuk, hogy jelenleg miként folynak levéltárunkban a raktári jegyzékek készítési, ellenőrzési, érvényesítési és kezelési munkafázisai. Amint tanulmányunkban többször említettük, az elektronikus jegyzékkészítésnek akkor van értelme, ha ez megfelelő számítógépes támogatás segítségével hatékonyabbá teszi a levéltárak működését. Ideális esetben a raktári jegyzékekkel végzett munka teljes folyamatának irányítását egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer végezhetné. Ennek megvalósulása esetén több, ma még jelentős időráfordítást igénylő munkafázis kiiktatható, illetve automatizálható. A levéltári jegyzékek nagy száma és központi szerepe miatt olyan számítógépes infrastruktúrára van szükség, ami biztosítja:  a raktári jegyzékek szerkezeti hibáktól mentes létrehozását,  a raktári jegyzékek ellenőrzését és javítását,  a lekérdezést,  a kutatók számára adatok publikálását és a kereshetőség biztosítását,  a jegyzékek kezelési munkafolyamatának támogatását,  az adatbázis támogatást,  az adatok biztonságát, a hozzáférés szabályozását,  a jegyzékek nyomtatási lehetőségét, valamint  az adatcsere lehetőségét más rendszerekkel. A fenti funkciókat biztosító rendszer megtervezéséhez érdemes áttekinteni az elvárásokat a levéltári munka, az optimális számítógépes munkavégzés biztosítása szempontjából. A rendszer legfontosabb feladata a raktári jegyzék elkészítésének támogatása lenne. Vegyük sorra, hogy ez a folyamat milyen lépésekből is áll.