LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.4 A javasolt XML raktári jegyzék modell
52 kezelhetőek és kereshetőek. Hátránya az EAD alkalmazásának, hogy a szabvány komplexitása miatt sok megkötést jelent, illetve a gépi formátum miatt kötelező megfelelő szerkesztő-feldolgozó programokat használni. Raktári jegyzék célú alkalmazása esetén további problémákat jelenthet, hogy az EAD – az ISAD(G)-hez hasonlóan – az iratok általános leírására jött létre, nem pedig a tárolási egységekben elhelyezett levéltári egységek nyilvántartás jellegű leírására. Az EAD-vel készült leírások hátrányaként említik meg, hogy nem működnek adatbázisként, a relációs adatbázisok, illetve adatbázis-kezelők egyes szolgáltatásait nem tudják nyújtani67. XML adatbázisok segítségével ez a probléma kiküszöbölhető és az általunk javasolt adatmodellre készült konkrét példával illusztráljuk is a keresési lehetőségeket. 8.4 A JAVASOLT XML RAKTÁ RI JEGYZÉK MODELL A raktári jegyzék digitális leírása során abból indultunk ki, hogy számítógépes feldolgozásra maximálisan alkalmas legyen. Nem látjuk értelmét személyi számítógépen olyan adatok bevitelének, amelyek nem járulnak hozzá a gyorsabb, hatékonyabb iratfeldolgozáshoz, nyilvántartáshoz, kereséshez. A tanulmány tartalmi, szerkezeti elemzési része bemutatta, hogy a raktári jegyzék egy dinamikusan változó, kötelező és opcionális adatelemeket is tartalmazó, hierarchikus felépítésű dokumentum. A digitális, számítógépes adattárolási forma kialakításánál ezeket a tulajdonságokat figyelembe kell venni és biztosítani kell, hogy a modell megfelelően rugalmas, bővíthető legyen, hogy a jövőbeli igényeket is ki tudja szolgálni. A jelenleg legelterjedtebb gyakorlat – Word illetve Excel file-ban történő leírás – a rugalmasságot és a számítógépes feldolgozást nem tudja egyidejűleg támogatni. A tárolt adatok feldolgozása külső programokkal majdnem lehetetlen. Ezen felül, mindkét dokumentum esetén probléma a bináris, egyedi adatformátum, a gyakori formátumváltozások, egyetlen vállalat termékétől való függőség. A hosszútávú archiválás és működés érdekében célszerű olyan megoldás használata, ami független a gyártóktól és garantáltan fennmaradó nemzetközi szabványokra épül. A raktári jegyzék adatmodell tervezésekor az első felmerülő lehetőség a relációs adatbázisok használata, mivel jelenleg ez a legelterjedtebb, leggyakrabban használt az adatbázis technológia. Bár relációs adatbázis rendszerrel garantáltan le lehet írni a raktári jegyzékeket, komoly elvi problémák is jelentkeznek. Az adatbázis rendszerek alapelve a pontos és lehetőleg nem változó adatmodell. A raktári jegyzék esetén, ahol hierarchikus, alapvetően szöveges, nem numerikus adatokkal dolgozunk, és a szerkezet is változhat, a relációs modell komplikált megoldás. További gond, hogy a tárolás bináris, adatbázistól függő formátumban történik, a modell ismerete nélkül nem lehet kideríteni mit hogyan tárol, illetve ha az adatbázis sérül, minden adatunk odaveszhet. Mivel az adatbázis rendszerek lehetőség szerint központosítottak, a területi elvű adat-partícionálás, pl. intézmények közti szétosztás, összefésülés, adatcsere nagyon komplikált megoldásokat eredményeznek. A hierarchikus adatmodell, a szöveges adatok túlsúlya, a változó adatszerkezet és a hagyományos dokumentumorientált feldolgozási mód, kiegészülve a hosszútávú megőrzés igényével, mind az XML technológiák felhasználása irányába mutatnak. A modellünk kialakításánál az XML melletti döntés után a legfontosabb kérdés a szabványok alkalmazása, alkalmazhatósága volt. Elvileg elkészíthető a raktári jegyzék az EAD szabványra építve, azonban az alábbi indokok miatt tanulmányunkban egy saját raktári jegyzék XML adatmodell (séma) kifejlesztése mellett döntöttünk: Az EAD szabvány a raktári jegyzékek számára túlzottan komplex, ebben az alkalmazási körben túl sok felesleges kötelező elemet követel meg. Az EAD-ben alkalmazott XML címkék (tag-ek) angol nyelvűek. Mivel itt a címke a szabvány eleme, nem lehet lefordítani, ezért a magyar raktári jegyzék leírások vegyes nyelvűek lennének: angol címkék között magyar leírás. Ez elvileg célszoftverekkel elrejthető, azonban a normál XML file megnyitásakor egy 67 Szerk.: Körmendy Lajos. Levéltári kézikönyv. Osiris, Bp., 2009. 662–667.
