Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Az általános levéltárak feladatai az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatban. Igazgatói értekezlet (Szombathely 1971.10.05-1971.10.07) anyaga. • 1971.09.16 [LIG sz. n.]

arra, kogy szervezeti egységük szerint tagolódjon az irattári terv ós minden egyes szervezeti egységnél fel legyen sorolva az általa ellátott valamennyi ügykör, tehát az ezekbon keletkező iratoknak >G£5 legyen a maguk külön helye az osztály irat t árban és majdan a központi irattárban is, - Több helyen tapasztalható, hogy nem kifejezetten ügykörre épülő irattári tételeket is megjelölnek az irattári tervben. Az ilyen tétel /pl, körlevelekéielsőbb szervekhez intézett jelentésok; külföldi levelezés stb,/ nem jó', mert nem eléggé informativ. Az ilyenszerü tétel kialakitás csak kis iratforgalmu általános irányitó, szervező feladatokat ellátó szervezeti egységek esetében engedhető mog, - Gondot okozott az iratkezelést érintő egyes /pl, pénzügyi/ jogszabályok iratmegőrzési előirásainak túlságosan merev értelmezése, ami várható az alsóbb szerveknél is, Igy elsősorban a számviteli iratok megőrzési ideje tekintetében bizonyos ügyviteli határidőket tartalmazó 9/1969. P.M.sz, rendelkezés helytelen értelmezése okozott zavarokat. Ennek megfelelő magyarázata érdekében kezdeményező lépést tettünk a Pénzügyminisztériumnál, A kérdés lényege - mint más hasonló esetben is - az, hogy az ilyon jogszabályokban található iratmegőrzési előirás az ügyvitel szempontjából szükséges legrövidebb határidőre utal - ami azonban nem mondhat ellent a levéltár által képviselt tudományos

# dokumentációs igényeknek, - Általában nem térnek ki a mintaszabályzatok /az Egészségügyi Minisztérium kivételével/ a szokásostél eltérő jellegű iratok /torvek, tanulmányok, filmek, képek, hangfelvétolek, gépi adatfeldolgozás produktumai/ nyilvántartási, kezelési, irattározási kérdéseire, Mog kell vallanunk, hogy általában nem vagyunk felkészülvo ezen iratokkal kapcsolatban felmerülő kérdések rendezésére. Éppen ezért ezúton is kérjük a levéltárakat, hogy az ilyen jellegű iratanyag kezelési stb. problémáira fokozott figyelmet fordítsanak és minden esetben jelentsék a Levéltári Igazgatóságnak az egy-egy szervnél e téren alkalmazott módszerek, megoldások leirását. A külföldi és belföldi tapasztalatok