Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok
Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]
tetésável, elintézett szám esetében egyúttal utalni kell e rovatban arra a számra, amely alatt az ügyiratot elintézték/, s egyben az irattári tétel számának a nyilvántartás megfelelő rovatába való feljegyzése. kendezendő az a kérdés, hogy hol leli az irattá» Í„ rakat szervezni? 3 probléma általában szorosan u ol-._ összefügg az ügykezelés szervezetével. Decentrane ly e • lizált ügymezei .s esetén általában szervezeti egységenmént kell irattárat szervezni, az osztálykezelőiroda, mellet; központosított ügykezelés esetén általában csal: központi irattár van. Itt is el kell azonban mondani, hogy helyes, ha az iratok annak a helynek a közelében vannak, ahol azokat használjam; ezért célszerű ösztályirattárak létesitése, sőt meg célszerűbb, ha az ügyintézőnél van az irattár azon része, amelyre az adott ügyintézőnek - és csak nemi - feltétlenül szüksége van. A mennél decentralizáltabb irattárszervezzebtel kerülhetjak csak el a dupla, vagy sokszoros irattárképzés kóros gyakorlatát, tehát azt, hogy mivel a naponkénti munkához szükséges ügyiratok tömegét a központi irattárból nehézkes kikér .ai, ezem másolatát magamnál gyűjtik, irattározzák az ügyintézők. Lehet tehát központi irattér, osztályirattár és az ügyintéző kezelésében is lenét az irattár; lehet viszont ezeket az irattásszervezési lehetőségemet - s ez a legpraktikusabb megoldás - kombinálni is. Decentralizált irattározás esetén is kívánatos központi irattárat is szervezni. Az iratokra ugyanis a folyó ügyintézésben általában két évig van vagy lehet szükség, Ezen idő alatt az iratokat az ügyintézés közvetlen közelében helyes kezelni, később a folyó ügyintézésben egyre kevésbé lesz rájuk szükség, megváltozik fokozatosan az iratok iránti érdeklődés jellege: egyre inkább az ügyem összefüggései, az általánositható megfigyelések, a vezetés tudoményos megalapozásának a szempontjai kerülne.: előtérbe, dppen ezért kell két év múlva a folyó agyintézés közeiébői elvinni s központi irattárba elhelyezni az iratomat, kis szervnél - ahol esetleg csal:
