Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

— c i_ — számban érkező iratokat saját nyilvántartási számuk alapján könnyen megtalálhassák. Jzt könyv formában, 1., 2.,5.,4.,5.k 6.,7.,8.,9.,0. számokkal jelzett lovatokra osztott nyomtatványon célszerű vezetni, mindegyik számmal ellátott rovatot két alrovatra kell osztani*' : ideges* szám

:i és "saját.szám" hasábra. Minden szárnitásba jövő szerv számára ezek nevének alfabetkus rendjében «. tapsztalati igényeknek megfelelő számú oldalt kell a könyvben fenntartani. Az idegen számot a számmutató 'azon rovatának "Idegen szám" alrovatába kell beirni, amely rovatnak a száma egyezik az idegen nyilvántartási szám utolsó számjegyével, - a saját számot pedig e mellé a "saját szám" alrov, üba kell irni. A sajátszámnál célszerű feltüntetni azt az irattári terv szerinti tételszámot is, amely tételbe az ad o 11 ir a t ...er ált. A mutatózásokra általában nagyobb ügyforgalmú, s központosított ügykezelésű szervemnél kerül sor ,. . >. , - épeen ezért kivánkozik ide az iratok át

adásának

. Az íratok ——

1 1 u A

Í„„ a központi kezelőirodából a szervezeti egységao-.uasa hsz, vagy az ügyintézőhöz való eljuttatásának a kérdése. Egyébként is az iratokat a nyilvántartásbavétel pillanatától kezdve - hiszen ez az iratok biztonságos forgalmát, megőrzését hivatott szolgálni az emiitett céllal összhangban, átadókönyvvel, munkakönyvvel, aláirás mellett lehet csak • • 'átadni, A kezelőirodától a szervezeti egységhez, vagy az előadóhoz való eljuttatás is cak ilyen módon történhet, 3 kérdést az iratkezelési szabályzatban ugyancsak részletesen kell szabályozni. Az iratkezelési szabályzat e részében'kell szólni az úgynevezett átfutó iratok nyilvántartásána.: a moojarol. atfuto írannam - decentralizált ügykezelés esetén - a véleményezés vagy láttamozás céljából valamely szervezeti egységhez érkező olyan ügyiratot kell tekinteni,: amelyet„ag e-limditó.,j3zerveze- % ti egység már .nyilvántartásba vett. ..gzárt azt mégegyszer nyilvántartásba venni nem.mell ás nem is szabad. Szem nyilvántartására szolgál