Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

mindig az ügyben keletkezett legutolsó irat iktatószámával azonos. Tulajdonképpeni alapszámról tehát itt alig lehet beszélni, csak az ügy lezárulásakor, az utolsó irat iktatószámának formájában kapja meg az e névre méltó alapszámot. 3 rendszer nagy hátránya, hogy az egyes iraton az alapszám felt.uitetéso szinte megvalósíthatatlan. 'Henye viszont, hogy az ügyintézés során az ugy iratai mindig kéznél vannak, mindezen nyilvántartási rendszerek gyengéje, hogy csali az iratkapcsolódások rendszeres vezetése esetni muicöűnek, erre pedig a legtöbb esetben külön segédletekre /szerelések nyilvántartása/ van szükség. Ezt lenét - több-kevesebb sikerrel kikapcsolni alszámos, illetve főlajstomszámos iktatás alkalmazás ánál. Alszámos iktatás esetén minden egyes ügyben ke... a letkezett első irat önálló sorszámot kap. Az Alszámos * .5+. 4 „ egyazon ügyben érkező további ugy darabok azonban már nem kapnak önálló sorszámot, hanem - az erre fenntartott, meghatározott számú rovat lehetőségei között - az abban a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydaraook sorszámának eggyel .cezdédő alszámait kapják. Fő 1 ajstromszáiaos rendszerben az ügyek kapnak B>«I nyilvántartási számot s naptári évekre való teÜOlajstrom— számos kintet nélkül az egyazon agyben keletkezett va4v+.«4-A« lamennyi iratot ezen a számon tartják nyilván. A tárgyban később érkező.iratod ugyanazon főlajstromszámon belül kapna.:; alszámokat. Ez utóbbi két rendszert tulajdonképpen a változatlan alapszámos iktatás igen szerencsés változatának kell tekinteni, ha az egy ügyben keletkező iratok számára elegendő rovatot /alszámot/ lehet biztosítani. Az egyes ügyekben keletkező iratok mennyisége azonban nagyon változó: néha a szükséglet mélyen alatta marad a lehetőségeknek, néha viszont az alszámoknak fenntartott nyilvántartási hely kevésnek bizonyol. Az utóbbi esetben, ha tehát az ugy fejleményeinek nyilván-