Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

Az ügykezelés szervezési alapelvének megválasztásánál mérlegelni kell az adott szerv nagyságát, i.gy forgalmát, az ügyek feletti áttekintés lehetőségét, általában fordított arány áll. fenn ;

a szerv nagysága .és a ieljes központosítás lehetősége .között. Hzen túlmenően mérlegelni kell azt. hogy a szerv egyes szervezeti egységei a feladatokat egymástól elkülönítetten, vagy szorosan együttműködve tudják-e jóbban megoldani. Az előbbi esetben a decentralizáló, mig az utóbbi esétben inkább a vegyes megoldás ajánlható, mérlegelni kell azt is, hogy- az ügyintézők milyen ügykezelési szakértelemmel ..rendelkeznek s ha e téren kedvező a helyzet s egyéb körülmények is lehetővé teszik ezt, célszerű a decentralizált megoldást, sőt az ügyintézőkre decentralizált megoldást választani. Ellenkező esetben, tehát ha az ügyintézői ügykezei ;-si gyakorlattal, szakképzettséggel nem rendelkeznek, viszont van egy jól képzett ügykezelői gárda, akkor a központosított, vagy legalábbis a vegyes szervezési formát kell választani, általában azonban arra kell törekedni, hogy az ügykezelést minél közelebb vigyük az ügyintézéshez. Ez felel meg annak a követelménynek, hogy az iratkezelési rendszer a tájékoztatási célokat - ez esetben az ügyintéző tájékoztatását - jél szolgálja. Általában a decentralizált szervezeti megoldás szolgálja jobban az adott szerv ügyviteli érdemeit, lehetőség szerint tehát ezt kell választani.. Az ügykezelés szervezését - a szervezeti alapok meghatározásánál .számbajővő szempontok mellett - különböző gyakorlati kérdések is befolyásolhatják. Igy például célszerűségi szempontból több kisebb'ügyforgalma szervezeti egység ügykezelését decentralizálás esetén is közös irodán lehet intézni. Befolyásolhatja a szervezeti felépítést, ha egyes szervezeti egységek külön épületben vannak elhelyezve. Ilyen esetben a decentralizált vagy a. vegyes megoldást célszerű választani. Az ügykezelés szervezetét bizonyos fokig befolyásolja az, ha jogszabály alapján egyes ügyek iratait a többi irattól elkülönítetten kell kezelni. Törekedni kell azonban arra, hogy ezek köre minél kisebb legyen, tehát hogy a szerv által létre-