Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

f) az irattárba helyezésre, a (4) bekezdésben foglaltak figyelembevételével. (3) A tervezeten egymástól római számokkal elkülönített egyes kiadmányokhoz külön-külön kiadói utasítást kell adni és az egyes kiadmányokkal elküldeni szándékozott mellékleteket is meg kell jelölni a megfelelő római számmal. (4) Az iratok irattárba helyezésére vonatkozó kiadói utasítást az osztályvezető (kiadmányozó) ellenjegyzi. Bélyegzők nyilvántartása 50. § (1) Azokról a bélyegzőkről, amelyeken a Magyar Népköztársaság címere van (hivatalos bélyegző) és amelyekre nézve azt az igazgató, a területi szerv vezetője elrendelte, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást az igazgatási osztály, illetőleg a területi szerv adminisztratív vezetője vezeti. (2) A nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia: •— a sorszámot; — a bélyegző lenyomatát; — a bélyegző kiadásának időpontját; — a bélyegzőt őrző, illetőleg a használatra jogosult dolgozó nevét; —• az átvételt igazoló aláírást; —• „Megjegyzés" rovatot a változások bejegyzésére. (3) Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. Az avult hivatalos bélyegzőket, illetőleg a megszűnt szerv hivatalos bélyegzőit az igazgatási osztályvezető semmisíti meg. Megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőkről lenyomatot kell készíteni, s azt meg kell küldeni a levéltárnak. (4) Az avult hivatalos fémbélyegzőt és a megszűnt szerv hivatalos fémbélyegzőit a levéltárnak kell átadni. A géptáviratok kezelése 51. § (1) Minden beérkező és kimenő géptávirarot a telex-kezelő köteles időrendi sorrendben nyilvántartásba venni. (2) A beérkező géptáviratot a központi iktatóiroda, az iktatási egység, illetőleg a címzett, a kimenő géptáviratot pedig a feladó számára kézbesítőkönyvvel kell átadni. A térképek kezelése 52. § A térképek nyilvántartását, kezelését, tárolását, selejtezését és megsemmisítését az igazgatóság és területi szervei tekintetében — a térképekre vonatkozó külön jogszabályok rendelkezéseinek és szen utasítás alapulvételével — az igazgató szabályozza és szervezi meg. A tervtári anyag kezelése 53. § (1) Az igazgatóság állal készített tervek, tanulmányok, kutatási anyagok (a továbbiakban: terv) és mellékleteiknek egy példányát a jóváhagyás és a megbízónak való megküldése után nyolc napon belül át kell adni a tervtárnak. Egyidejűleg — az ügyirat irattárba helyezése előtt — az ügyiratban jegyzéket kell elhelyezni a tervtárnak átadott iratokról (pl. pauszok, munkaközi rajzok, tervezési napló, adatlapok). (2) A terveket törzsszámuk szerint kell nyilvántartani és tárolni. A terveket még a tervezés tárgya (a munka címe, témaköre) szerint abc sorrendben is nyilván kell tartani. (3) A tervtárban elhelyezett terveket az igazgatóság tervezőmérnökeinek és a felügyeleti szerv dolgozóinak szabad kiadni. Az eredeti pauszok azonban csak a műszaki tervezési osztály vezetőjének engedélyével az engedélyben meghatározott időtartamra adhatók ki. A tervekbe a megbízó betekinthet [39. § (3) bekezdés]. (4) A terv kiadásakor —értelemszerűen — a 38. §-ban foglalt rendelkezések szerint kell eljárni. Visszaadáskor a tervet tételesen ellenőrizni kell, hogy az hiánytalan-e s azt nem javították vagy módosítotlák-e. A kép- és hangfelvételek kezelése 54. § (1) Az igazgatóság, a területi szerv működésével, nevezetes eseményeivel és múltjával kapcsolatos fényképeket, légifotókat, mikrofilmeket és hangfelvételeket (a továbbiakban: kép- és hangfelvételek) keletkezésük sorrendjében, fajtánként külön-külön nyilvántartásba kell venni. Az egyes nyilvántartásoknak sorszám, a felvétel tárgya (témája), a felvétel időpontja, a tárolás helye és megjegyzés rovatot kell tartalmaznia. (2) A kép- és hangfelvételeket célszerű külön helyiségben tárolni. (3) A fényképek (légifotók) pozitív és negatív anyagát azonos rendszerben kell elhelyezni. (4) A kép- és hangfelvételeket megfelelő felújítással (átmásolás, retusálás, átjátszás stb.) használható állapotban kell tartani. (5) A működés során készített hangfelvételek törlését — jelentőségük megszűnése .után — az igazgatási osztály vezetője engedélyezi. Átmeneti és hatályba léptető rendelkezések 55. § (1) Ha ezen utasítás hatálybalépése előtt iktatott bármelyik ügyirat intézése az 1976., vagy azt megelőző évi iktatószámon 1977. március 31-ig