Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

doskodik. A hiteles másolatot „A másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel és aláírással a kezelő, a központi iktatóiroda vagy az irattár vezetője hitelesíti, attól függően, hogy a másolatot a kézi vagy a központi irattárban őrzött iratról készítették. (3) Az ügyfél, illetőleg képviselője vagy az a személy (szerv képviselője), aki érdekeltségét hitelt érdemlően igazolja, az iratokba betekinthet és a megtekintésre átadható bármely iratról másolatot, illetőleg jegyzetet készíthet (1957. évi IV. tv. 36. §). Amennyiben a másolat vagy jegyzet készítését jogszabály előzetes engedélyhez köti, az érdekeltnek az engedélyt meg kell szereznie. Kutatómunka az irattári anyagban 40. § (1) Az igazgatónak, a területi szerv vezetőjének meghatározott időre szóló írásbeli engedélye alapján — a 38. §-ban foglalt szabályok mellőzésével, de az iratoknak a központi irattárból való kivétele nélkül — az irattári anyagban tudományos, gazdasági vagy igazgatási célból kutatómunka végezhető. (2) A kutatónak munkája megkezdése előtt írásbeli nyilatkozatot kell adnia arról, hogy az irattári anyagot nem tulajdonítja el, nem rongálja meg és a kutatásra kiadott anyag irattári rendjét nem változtatja meg. VII. fejezet AZ IRATOK SELEJTEZÉSE Selejtezésköteles iratfajták 41. § A selejtezésnél iratnak kell tekinteni az irattári tervben (4. sz. melléklet) felsorolt valamennyi tárgykörben keletkezett, illetőleg kézírással, gépírással, vegyi vagy fotótechnikai sokszorosítással készített írást, tervet, rajzot, térképet, kép- és hangfelvételt, valamint nyilvántartási és intézkedési célokat szolgáló — használatba vett — nyomtatványt. Az iratok selejtezési ideje, a levéltárnak átadása 42. § (1) Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak: selejtezési jel selejtezési idő 1 2 év 2 5 év 3 10 év 4 15 év 5 30 év 6 75 év 0 • nem selejtezhető (2) Az iratokat a megfelelő selejtezési idő lejártát követő évben selejtezni kell. (3) Az utasítás hatálybalépése után keletkezelt olyan iratkötegeket, amelyekben nem selejtezhető iratok vannak, első alkalommal a keletkezéstől számított 15 év múltán, majd azt követően ötévenként kell — az irattári tervnek (4. sz. melléklet) megfelelően — a levéltárnak átadni. Az átadás idejét és módját — különösen az irattári tervben határidő nélkül („HN") jelzett iratfajtákra nézve — az átadó és az átvevő egymás közötti megállapodása határozza meg. Az iratok átadásának költségei az átadó igazgatóságot, területi szervet terhelik. (4) Az átadásra szánt iratokról az átadónak két példányban jegyzéket kell készítenie, mely a következőket tartalmazza: • — az átadó igazgatóság vagy területi szerv megnevezését; — az átadásra kerülő iratok évfolyamát; — a tárolási eszközök darabszámát és megnevezését; — az irattári jelet és az ahhoz tartozó iratok iktatószámait; — a segédletek felsorolását. (5) Ezen utasítás hatálybalépéséig keletkezett iratok selejtezési idejére, módjára és a levéltárnak történő átadására vonatkozóan a 35/1959. (V. É. 19.) OVF számú utasítás rendelkezéseit és iratjegyzékeit (mellékleteit) kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy a 3 éves selejtezési időt 2 évesnek, a 20 évest 15 évesnek és a 40—50 évest 75 évesnek kell tekinteni, A selejtezési módja 43. § (1) Az irat selejtezhetőség szerinti minősítése az irattári jellel való ellátásakor mégtörténik. Ezért a selejtezés során csak azt kell ellenőrizni, hogy a meghatározott jelű iratok közé idegen irattári jelű irat nem került-e. E szabály alól kivétel a 152. számú ügykörcsoport, amelyben szolgálati titkot tartalmazó „Szolgálati használatra" jelzésű, különböző selejtezési jelű iratok, továbbá a 200., 300., 500. és 600. számú ügykörcsoport, amelyben ugyancsak különböző selejtezési jelű, de vegyes iratok találhatók. Ezt az öt csoportot csak 15 év után és ugyancsak ötévenként — a levéltár képviselőjének jelenlétében — szabad selejtezni. (2) A könyvviteli bizonylatokat az selejtezi, aki azokat a bizonylati szabályzat szerint őrzi, illettőleg tárolja. (3) Az igazgató, a területi szerv vezetője a tervezett selejtezést, annak megkezdése előtt 30 nappal, az illetékes levéltárnak bejelenteni és részére a selejtezésről készült jegyzőkönyvet két példányban megküldeni köteles. A. levéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (kötegeket) kiemelhet abból a célból, hogy azt a - levéltár őrizze. Az ilyen módon átvett iratokról nem kell átadás-